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不是每家企业都需要e-HR,也不是每一项HR职能都需要e化 ,更不是每一项HR职能内的每一项作业步骤都需要e化。
就在企业应用MIS、ERP、CRM渐入佳境之际,e化浪潮终于扩展到人力资源(HR)管理领域,国内知名企业纷纷实施e-HR方案。
e-HR就是企业HR管理信息化的解决方案。完整的e-HR方案通过先进的信息技术与HR管理的结合,一方面实现HR管理事务性工作电子化、流程自动化,提升HR管理作业品质和效率,并使HR管理者能更多考虑战略层次的问题;另一方面则为企业管理高层提供大量数据及分析信息作为决策支持,同时与企业其他管理职能整合。
选择适合自己的e-HR方案对方案能否成功实施至关重要!单从价格看,现已面市的e-HR方案,从完全免费到上千万元不下百种,让人眼花缭乱。如何作出正确的选择呢?哪种类型最适合你的企业?
我们可以将e-HR方案按复杂程度分成四种类型
1 资料库类型
确切说,这种类型还不能称之为方案。一台单机,加上ACCESS或许就可以解决问题。资料库类型的e-HR方案主要侧重HR信息的整理归类及查询。纵使简单,但却是治理人事档案管理混乱、HR信息不易查找经常出错的灵丹妙药。小企业或新成立的企业,由于人员少,部门层级扁平,使用这类简易的e化方案以提高HR管理效率,加上其花费低廉,实施快捷,所以被大量采用。另外一些传统行业的企业,比如机械制造、食品加工,即使人员规模超过百人,也比较倾向选择该类方案。概因企业信息化程度低,且HR管理内容单纯,勿需大动干戈。
2 独立功能类型
很多中小企业HR管理部门承担了非常繁重的管理任务,大部分精力花在日常性事务的处理上,且效率低下。如果要在短时间内解决这些问题,则可以采用独立功能型e-HR方案。该类型的e-HR方案偏重于某一个HR管理功能,或采用多个HR管理功能模块各自独立运行。其效益是将HR事务性作业电子化,流程处理自动化,大大减少HR部门非增值性工作时间,并减少人为干扰因素,提高事务性工作的品质。选择这类方案最大的优点是企业可以根据自身最迫切的需要来选择,并能快速运作起来。比如一家生产橡胶密封件的企业,人员规模达到6000人,其HR部门在选择e-HR方案时,考虑到企业信息化程度以及HR管理人员素质等限制因素,就只先后采用了考勤管理系统以及薪资福利管理系统。
这个类型的e-HR方案已经开始涉及HR管理的现代理论思想,利用软件系统来优化企业现有HR管理制度和作业流程。所以如果企业希望能利用e-HR方案实施的时机优化现有HR管理,又希望投入小,见效快,分步采用独立功能型的E-HR方案是一个很好的选择。
3 功能整合类型
功能整合型e-HR方案的特点是从HR管理的整体出发,建立完整的各个HR功能模块,包含员工管理、招聘选拔、培训、薪资福利、考勤、绩效考核等等,并进行横向的整合,用集中的数据库将几乎所有与人力资源相关的数据统一管理起来,形成了集成的信息源。自助HR信息服务,高效的报表生成工具和跨职能HR作业流程的无缝自动化处理使得HR管理人员得以摆脱繁重的日常工作,集中精力从战略的角度来考虑企业人力资源规划和政策。
适合这一类型的企业,需要达到一定的人员规模,并且进入良性经营形态,内部管理制度建立得以理顺,现代HR管理的意识得到普及,管理高层重视HR管理。
由于实施过程中要调整、优化企业所有HR管理制度和流程,改变HR管理部门角色,并使员工能参与HR管理过程,所以从某种程度上可以看作是组织管理及企业文化的一次变革。因此企业需要投入大量时间、资金、人员进行制度流程优化,培训及宣导。尽管存在能否顺利实施的风险,目前知名企业的绝大部分如上海贝尔、宝钢集团、中国爱立信、光大集团都已选择并成功实施这一类型的e-HR方案。
4 系统整合类型
对于已经建立生产、销售、财务等管理系统的中、大型企业,系统整合型的e-HR方案最为适合。系统整合型e-HR方案建立在功能整合型e-HR方案的基础上,一方面内接既有其它管理系统,外连各类ASP(应用服务供应商),另一方面提供战略规划、决策支持系统分析工具,使 HR管理者能够担任企业管理咨询角色。可以说,这就是未来e-HR的发展方向。
选择这一类型,对企业的管理水平、信息化程度和资金投入要求非常高。当企业规模发展到一定程度,稳定成长,且生产等管理系统运作成熟,具备高素质的管理人才,在选择e-HR方案时,就可以考虑系统整合型方案。
该类型的e-HR方案对企业核心竞争力的提升有着巨大的帮助。我们曾协助一家中型软件企业建立系统整合型的e-HR方案。该方案最大的特点就是与这家企业的项目管理(PM)系统及知识管理(KM)系统进行整合。实施后,e-HR系统协助分配人员工作,不是按月而是按小时来控制开发人员在各个项目的工作量,从而大大降低了项目开发成本,提供HR利用率。而KM系统与e-HR系统结合,不断提升员工品质,同步反馈到PM系统,提高项目开发效率和品质。作出选择的时候注意什么?
企业的资源是有限的,实施e-HR方案必然减少企业对其它经营职能的资源分配。所以在选择E-HR方案时,请先确定好资金预算,配备合理的支持人力,不要追求时髦,而要尽可能做到量体裁衣。在选择合适自己的e-HR方案有三忌:
贪大求全。有过多年e-HR实施经验的AC顾问集团咨询变革管理组经理赖易平认为,只有人力规模在2000人以上的公司全面实施完整e-HR方案效果才会最佳。然而很多企业在选择e-HR方案时,总追求完美,希望一步到位。特别是当有咨询顾问机构介入时,这种倾向尤其明显。以上述那家软件企业为例。最初讨论方案选择时,总经理列出一大堆清单,要求凡是自己见过、听过的“好东西”都得要。通过分析澄清需求后,使他了解到,不仅很多e-HR功能不需要,而且已选择的方案也要“全局规划、分步实施”。
全盘照搬。为了找到最适合自己的e-HR方案,企业需要先作自我分析,了解自身管理层推行能力与决心、员工素质与执行能力、IT水平及现有HR 管理水平等状况,切忌全盘照搬其他公司。尤其是中小企业,如果过多地 “参考”大企业的方案,照搬照抄,结果只能是自缚手脚,无法运作, 过度依赖。
过度依赖。对于选择后三种类型e-HR方案的企业,一般会有软件系统提供商和HR管理咨询服务商为其实施方案。企业在选择具体的功能或者模块时,往往过度依赖供应商的建议。当一些不切实际或者暂时不需要的功能被硬塞进方案时,企业不仅仅承担了更多财务开支,而且拖长实施过程,并对方案失去信任。因此,企业应该做好需求分析,了解自己真正的需要,并通过选择和实施的过程培养自己的HR管理人才。我们知道,企业任何一项成功的投资活动,其效益回报都要经历一个U型曲线。e-HR方案也不例外,其对HR管理乃至企业整体的效益影响是先下降再上升的。企业要面对初期的管理混乱,人员的抱怨,财务开支的增长各类问题。你是否已经做好准备迎接这些挑战?是否还有更重要的事情比如增加收入才是你首要处理的?
不是每家企业都需要e-HR,也不是每一项HR职能都需要e化 ,更不是每一项HR职能内的每一项作业步骤都需要e化。在选择合适的e-HR方案时,请记住这点:我们常常可以花小钱,办大事。
