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管理从来就是一个双向的过程,几乎所有的人都知道上级管理下属。下属生来就应该受到上级的管理,这似乎是天经地义的。然而,并不是所有人都知道下属也可以对上级进行有效的管理,施加一定的影响力。管理大师彼德·德鲁克一语中的,他认为上级不仅可以被下属所管理,甚至管理上级还应该是下属的责任,正如他所说的那样,“管理上级是下属经理人的责任和成为卓有成效的经理人的关键。”
在带领团队实现目标的过程中,上级是你可以利用的重要资源。他手中握有拍板决策、分配资源等重要权力,会对你及你的团队的工作和努力施加影响,有时甚至是决定性的影响。作为领导者,在你的管理对象中,你的上级,特别是顶头上司也应被纳入其中。没有任何必要为此而有任何的不好意思,他(她)虽然贵为你的上级,但你们对组织的目标和责任在性质上没有任何差异。他(她)虽然有权决定你的一些工作,但同时也有责任、有义务对你的工作提供指导和支持,也必须对你工作的最终成果负责。
当然,这并不意味着你可以为所欲为,对上级起码的尊重和责任是你必须首先做到的。也不是说你可以借助个人影响力通过上司谋取个人或小集体的私利,一旦违背了公司利益原则,再大的影响力也会失效,甚至会适得其反。
一点忠告:
千万不要将你的个人影响力作为谋取个人私利或者要挟上司或公司的手段,没有任何人会喜欢你这么做。
怀有老板心态
我在飞利浦所得到的最宝贵的经验之一就是:做一个合格的员工只需要将自己的本职工作做得完美就可以了;而要做一个优秀的员工,仅仅这一点还远远不够,他必须能够站在老板的立场来考虑和处理问题。这并不是飞利浦所推崇的价值观和理念,而是公司总经理教给我的“秘诀”。
这似乎与传统管理教科书和许多商界领袖教导我们的不太一样。但我仍然要说,如果你追求的只是当一名合格的领导者,保住现在的位置,你只要做到尽职尽责也许就足够了;但如果你想成为一名卓越的领导者,或者在更高的层面、更大的范围施加你的影响力,你就必须站在老板的立场,而不是局限于小集体的利益来考虑问题,做出决策。
当然,老板心态并不是要你越俎代庖,代替老板来发号司令,或者承担老板应该承担的职责。老板心态强调的是想老板所想,急老板所急,将老板的思想和利益作为基本原则指引自己的决策和行动。当然,这应以不违背法律法规和基本的社会伦理为准则。而且,违背法律法规和社会伦理的行为也不符合老板的长远利益。
一般说来,作为老板,他(她)的心态和想法与一般员工还是存在一些差异,至少在以下方面有着本质的不同或者在追求的程度上更加强烈。
·老板不仅要考虑短期的收成,更要关注长期利益;
·老板关注的是整个公司的大利益,而不是某个小集体、小团队的小利益;
·尽管每一位员工都要对公司发展承担责任,但承担最终责任的却是老板,他(她)需要为所有员工的失职和错误买单;
·老板需要平衡各个部门、各个团队、各类员工的协调关系;
·尽管每个团队的领导者都会关注成本和效率,但比较起来,老板显然更为在意;
·与一般员工相比,老板要承受更多的压力,如果真的发不出工资,公司里谁会最着急?是拿不到钱的员工吗?当然不是,老板会比谁都着急。
如果你始终怀有老板心态来考虑和处理问题,你的上司是没有任何理由来否定你的决策和要求的,不用说直接上司了,就是公司最高领导者也会接受你的意见。
让上级感受到你的份量
在绝大多数情况下,你的上司都不只有你一个部属,在他(她)的眼里,所有的部属也许没有太大区别。如果没有特别的理由,他(她)完全没有必要在资源分配、授权、奖励等方面对你区别对待。能否在上司心目中占据特别的位置,能否对上司施加特别的影响力,取决于你,而不是你的上司。如果你能让上司充分感受到你的“份量”,那么你将能够对他(她)施加更大的影响力。
“份量”不是说说就有的,它与你在上司面前出现的时间和次数没有关系,完全取决于你个人的修炼、工作方式和绩效表现、以及你所承担责任的份量和意愿等。以下这些因素都有助于增强你在上司心目的份量。
·如果你有一项他人所不具备的专有能力,而这项专有能力又是组织所必需的,那么上司自然会拿你当作宝贝;
·如果你的想法和方案总是胜人一畴,上司能够从你那里获得好的建议或灵感,并采纳了你的意见,那么你就已经从事实上对他(她)施加了影响;
·如果你有超强的人格魅力,你也能够从非工作层面影响你的上司,进而影响他(她)在工作中的决策;
·如果你对其他组织成员有一定的影响力,那么上司也会积极争取你在正式或非正式的场合中发挥积极作用;
·如果你所从事的工作是上司工作的重要组成部分,你的表现直接关系到他(她)能否取得成功,在这种情况下,他(她)自然会在资源分配、指导激励方面有所侧重;
·当然,个人情感也是影响上级做出决策的重要因素,特别是其他方面没有明显差异、上司拥有较大的选择和决策空间时,情感甚至会成为决定性的因素。
管理上级的秘诀
管理上级不等于控制、摆布上级,任何让上级听命于你的企图和行为都是错误的、危险的。上级坐在比你高的位置上自然有他的道理,许多事情也许并非你想象的那样。如果你觉得你的上级没有能力,是个笨蛋,处处不如你,那只能说明你首先就是个大笨蛋。总认为自己处处比别人高明的人恰好说明了他(她)的不高明。
管理上级应力求与上级建立起一种相互尊重、相互信任、相互依赖的积极、健康的工作关系,获得上级更多的知识、培训以及资源的支持,以便于工作的开展。
首先要了解上级
要管理好上级,首先就是要了解上级。每个人都有与众不同的个性和特点,你最好对他(她)的个性特征、兴趣爱好、领导风格以及工作方式等都了然于胸,最起码也要了解他的目标、风格以及工作上的优缺点。至少你应该对以下这些问题有明确的答案:
·你的上级的事业目标是什么?阶段性的工作目标又是什么?
·他(她)在领导和工作方式上有何特点?他希望别人的工作方式是什么?我应该如何适应?
·他(她)最喜欢的沟通方式是什么?是会议、电话还是面对面的沟通?
·他(她)在工作能力和技巧上的优势和强项是什么?主要有什么不足?
·他(她)是喜欢制造冲突还是更愿意解决问题?
·在工作中他(她)们会面临什么压力?这些压力是来自于他(她)的上级、同级别的领导者还是下属和员工?
对自己做一些调整
不要期望去改变上级的基本个性。以其有这样的想法,还不如尝试调整自己的一些思想、态度和行为,以适应上级领导者的风格和特点。当然,并不是要你失去自己的个性,否则也就无所谓管理上级了。
你完全可以有意识地运用自己的优势、长处去弥补上级的一些不足,使自己在与他们的工作交往中变得更为积极主动,并帮助他们将工作做得更好。
与上级存在意见分歧时进行争执、动怒是不明智的,如果可以,更有资格拍桌子也不是你而是你的上级;完全被动、极不情愿地服从也不是可取的办法,这样的工作状态并不利于你正常开展工作。最好的办法是要以积极、诚恳的态度、摆出有说服力的事实和数据和上级进行讨论和解释。必要的时候,还要敢于、善于说“不”,态度要诚恳,表达要清晰有力。任何睿智的上级都不会因为观点和想法的差异而对你“另眼相看”,相反,不恰当的表达方式和情绪流露倒有可能使他们倍感不悦。
别忘了其他人
千万不要忘了自己所处的环境并不是简单的二人世界,而是一个包括不同群体的组织。环境及他人的因素不仅会影响你的上级的决策和行为,自然还会影响你处理问题的方法和方式。即使你有能力将自己与上级的关系处理得十分恰当,但如果你忽略了周围其他人的存在,在工作中你依然会感到举步维艰。你必须要考虑的外部环境包括:
·公司的管理文化和整体利益,这是方向,也是基础;
·你上级的上级,更能决定你上级的决策和行为的人恰恰是他(她)的直接上级,而不是你;
·你上级的同僚,为了团队的利益和工作开展,他(她)还必须协调与其他同事的关系;
·你本人的同事,你的上级不只管理你一个人,他(她)更为关注是整个团队的工作,而不是哪一个人;而且,他(她)即使在做出有关你个人的决策时,通常也会考虑其他人的想法;
·你本人的下属,如果你与下属关系处理得不好,最终也会影响到你与下级的关系。
帮助上级做出决策
好的上级不喜欢只会阿谀奉承、讨好领导的下属,不过他(她)可能更不喜欢只会把问题丢给上级的下属。虽然最终拍板的任务并不需要你来完成,但你却可以为上级拍板做出一些事情。例如,你完全可以在这些方面做得更好一些以帮助上级更快、更有效地进行决策:
·提供你的备选方案,并对每一个方案进行分析,列出优缺点,这样上级选择、评估起来就会容易得多;
·简化你的请示报告,明确告诉你需要他(她)为你做什么,为什么需要,如果这样会带来什么好处;
·多用数据、图表和音像资料等来帮助上级快速进入决策状态;
·在请示前提前做好充分准备,不要因一些细小的问题浪费他(她)的宝贵时间。
一点忠告:
尽管你可以帮助上级做出漂亮的决策,但没有几个领导者会喜欢与自己抢功的下属。因此,在与上级一起决策时不妨慷慨陈词,但在论功行赏时你最好还是管好自己的嘴巴。
·尽量少打扰你的上级
不要认为所有的领导者都喜欢下属多请示、多汇报,其实只有能力欠缺、害怕大权旁落的人才会喜欢这样的下属。在你职权范围内的事情,你就应该大胆去做,而不应动不动就请示。如果什么事情都需要上级来做出决定,那么还要你做什么呢?除非超出你的职责范围、一定要上级做出指示工作才能开展,否则不要随便去打扰他。
·灵活处理授权灰色地带
无论多么规范的管理、多么严格的定义和标准、多么明确的职位说明书,在授权的过程中,都会产生模糊不清的灰色地带。如果你做任何决定、采取任何行动都需要上级授权,那么你最好“乖乖地”按规定向上请示,获得批准后再按他(她)指示的方式、方法进行。而且,如果是事关重大的决定或涉及金额巨大的项目,你最好能够获得书面形式的授权书。
然而,并非所有的情况都是如此。在遇到授权的灰色地带、同时又无先例可循的情况下,如果你有一定的把握,不妨先斩后奏,做成了再报告。这样做的结果是,如果事实证明你的决策是正确的,以后同类的授权就会自然而然属于你了。
·不可过度承诺
在与上级的关系处理中,信任是基础,而信任恰好是建立在一系列事实、行动的基础之上。你应该珍惜每一次上级给予你的表现的机会,但绝不可向他(她)做出你力所不能及的承诺。如果你承诺了,结果又做不到,反而会丧失上级对你的信任。因此,在与上级探讨问题时,最好给自己留有一些余地。超出自己能力范围的工作任务,要明确告知上级。尽管这样做多少有些难为情,但一开始就说做不到总比到了完成时限时再说做不到要好得多。
戴一鸣
深圳益华时代管理咨询公司
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