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沟通通常所指信息的接收,理解与给出这整个闭环的过程。本文中的沟通特指信息给出的过程,包括写与说,书面的与口头的两个方面。
在职场中,我们经常会看到一种看似不公平的现象,能说会道但不怎么实干的家伙比能干但不善言辞的仁兄获得更好的职业发展机会。不公平的背后是职业经理人所需要具备综合职业技能的铁律,沟通技能太重要了,对下给出指示与解释,对上给出建议与解释。
而本文所指的沟通习惯与能力绝非指能说会道,巧舌如簧,而是指简单到点(tothepoints)的沟通,简明扼要的沟通,是指一页纸写一篇明了的公文,五分钟完成一段主题明确的演讲的习惯与能力。能说会道更多是天生的一种大众化技巧,而简单到点的沟通是少数经理人(包括职业军人)高度职业化的标签。
什么是简单到点的沟通
在平时工作中,我们经常会遭遇的沟通不是简单到点的,而是泛泛的。在一次低效率的会议上,轮到某仁兄发言,东拉西扯,耗时半小时之久,与会者感觉茫然,出于尊重,默默等待着终止;在一篇向销售总部申请在某城市开出品牌专卖店的申请报告中,某经理洋洋洒洒十几页,纵述宏观经济,人文地理,在最后一页写到申请开出一家专卖店,却缺乏开出专卖店的理由与基本的业务分析。
显然,那位于会中东拉西扯的仁兄,那位写了十几页申请报告的经理是在某种程度上缺乏职业训练的。职业人士不会如此发言,如此写报告,甚至不能接受这样一种沟通形式。职业人士需要沟通首先是需要实效,接收或给出信息,信息到底是什么,也就是要沟通的点到底是什么是他们所关心的;而且,职业人士需要效率,时间对于管理高层是最宝贵的资源,所以尽可能用最少的时间完成有效的信息接收与给出,所以沟通就需要简单到点。
简单到点的沟通是快速有效的向对方(沟通对象)传达个人的信息,观点,建议的习惯与能力,无论是书面还是口头的表达。如果是给出信息,就明确要给出的信息是什么,如何理解这些信息,如在管理层会议上作业务回顾,在计划时间内完成业务走势分析,整体状况,外部,内部,优势,弱势,信息明确;如果是给出观点,就明确个人的观点是什么,理由是什么,如认为公司业务预算与计划过于保守,给高管团队写一页建议公文,明确个人建议的更高业务目标,阐述理由与建议。
沟通习惯的误区
为什么我们经常遭遇的沟通不是简单到点的,不是快速有效的,因为我们的自然习惯不是简单到点的,而是发散性思维,而是随意沟通。
“我也来说两点”是人们参加传统会议的口头禅,事实上经常是随意说两点,结果是说得”没有点”。在说之前,在沟通开始之前,缺乏明确的”点”是沟通习惯的第一误区。很多人,尤其是能说会道之士,嘴动得比脑快,尚未有自己真正得想法,已经开说了,说着说着,后来得想法否定前面说得,还继续说,说着说着,不知所云。沟通得第一障碍不是语言障碍,而是思考得障碍。与会者没有自己得想法与观点,还是要说;演讲者没有自己相要与人沟通得内容,还要讲;写一篇月度总结,可是头脑中还没有总结出任何东西来。
沟通习惯得第二误区是罗嗦,不能做到简单明了。思想不清晰,缺乏明确的点,沟通肯定是罗嗦的,头绪混乱的;即使有了点,想得清楚,可是在表达的过程中,人们过于想对方接受自己的信息与想法,或者担心信息传达不透彻,或者假设对方不接受,讲了一遍,重复一遍,讲到后头,再翻过去前头,拖泥带水,这样的罗嗦在口头表述上尤为常见,突出,在会议中,在演讲中。当然,罗嗦的表达不仅是一种习惯误区,也经常是能力问题。
如何做到简单到点的沟通
首先必须认同这是一个职业化的符号。职业化的一些习惯有时显得违反人们的自然属性,有些冷酷,但这确实是我们需要接受的职业化的现实。如果你不认同职业化的文化核心是价值与实效,你就无需考虑是否简单到点了。
然后在任何沟通开始之前,先问自己,我的点是什么,努力思考让我的点明确在先,我的沟通在后。
强烈的意识做到,简单到点,直接简单到点。尽可能只写一页公文,(在这之前尽可能不写,如果没有明确的有价值的点),只写一个屏幕内的电子邮件,写完之后,总是想如何能删去一些废话,没有价值的文字,是否可以再短一些;在给出你的想法与建议时,多应用电梯说服法,假设只有一分钟,如何阐述你的点;演讲的时候,Standup,然后有意识地想,如何尽快Shutup。
坚持,并持续的练习,简单到点的习惯与能力会成为你职业化的标签。
