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文件筐测评(In-BasketTest),通常又叫公文筐测评,是测评中高级管理人员最常用和最核心的技术。文件筐测评是让应聘者在限定时间(通常为1-3小时)内处理事务记录、函电、报告、声明、请示及有关文件,在只给出背景介绍、日历、没有旁人协助的情况下回复函电,做出决定,拟写批复。
文件筐测评具有以下特点:
1、文件筐测评把应聘者置于模拟的工作情景中去处理公文,兼备了情境模拟技术和纸笔测验的优点。
2、文件筐测评是一套公文的组合,可以从多个维度上测评应聘者的胜任能力。
3、文件筐测评高度仿真和接近管理实战,是不折不扣的“管理者实战演习”。
那么,如何组织并实施文件筐测评呢?博思创业根据多年的实践经验,总结了文件筐测评的实施方法和流程,在这里以某省电信企业为例,向读者阐述。
项目背景:
2007年,某省电信企业向全社会公开招聘市分公司副总经理一职。博思创业运用管理能力测试、业务知识测验、性格测试和管理者情商测试等纸笔测验方式对应聘者进行初选,并选择进入文件筐测评阶段的人员。
第一步:题目设计
1、确定测评维度
博思创业通过工作分析了解市分公司副总经理的工作内容,以及完成工作所必须具备的胜任特征;确定测评的六个核心胜任特征维度,包括计划能力、决策能力、人际沟通能力、突发事件处理能力、组织协调能力和领导能力。
2、编制文件
博思创业运用关键事件法访谈了部分市公司总经理和副总经理,并调阅了市公司日常公文,收集大量的素材。接着,博思创业对素材进行筛选、加工,编制与实际工作活动和环境相适应的测评材料。
例如:
十里沟县关于如何应对竞争对手拓展农村市场的请示
秦副总:
最近两个月,我县新增入网用户数量不断减少,用户离网率有增加的趋势。经过调查发现,这部分用户主要集中在农村。
1、在我县部分乡镇,竞争对手投入较大资金新建了部分基站,对现有网络进行了扩容与优化,从而使得竞争对手的网络覆盖和网络信号上了一个大台阶,并且得到了广大农村用户的认可。
2、竞争对手推出最低价位180元的定制机,并且买手机立刻就能获得优惠话费赠送,手机实际价格非常低(最低只有50元),竞争对手的这项举措在农村反响很大。
3、在渠道上,竞争对手利用“小卖部”、“村干部”、“小能人”等做代理人,给我们的代办点造成了不小的冲击。
面对这种情况,恳请市公司给予相应的帮助和指示,以便尽快抢占农村市场!
3、试测与收集答案
为了验证编制出来的文件筐的效度,博思创业将文件筐试测于一批优秀的副总经理和市公司中层管理人员。如二者区分效度不明显,则将文件进一步的修改。在试测的过程中,可收集部分优秀的答案。
4、确定参考答案
博思创业通过关键事业法、专家意见法和试测法,总结题目对应的参考答案。
例如:上道题目的参考答案为:
1、请市场经营部牵头,工程建设部、代办营销部配合,针对终端补贴、渠道发展、网络等问题进行调研,结合其他区县情况,针对共性问题尽快制定方案,并向我汇报
2、若仅为十里沟县的个性问题:工程建设部调查网络覆盖情况,提出建设或优化方案,报省公司进行立项批复;市场经营部研究竞争对手的营销政策,提出终端补贴方案;代办营销部提出渠道改进方案
图1博思创业文件筐题目设计流程
第二步:测试前准备
博思创业认为,测评前的准备是文件筐测评顺利实施的关键。测评前的准备主要包括指导语的设计、测评材料的准备、测评场地的准备等。只有将这些工作做得周到细致,才能确保实施质量。
1、指导语设计
指导语需说明应聘者在文件筐测评中的任务及有关要求,文字应通俗易懂,以保证每个应聘者都能够准确无误地理解测评要求。一个典型的指导语应该是这样的:
今天是2007年7月9日(周一)。恭喜您将有机会在以下的一个半小时中担任五州市分公司副总经理,由于公司总经理王凯公务外出,预计三天后回来。因此,在他回来之前您将全权处理公司的一切事务。
现在是下午两点。在处理完一般的工作安排之后,您来到您的专用办公室。秘书已将今天需要处理的文件整理成册,并放在您的办公桌上。您必须在一个半小时内处理好这些文件。三点半在会议室还有一个重要会议由您主持。很抱歉,由于电话线路维修,您在处理文件过程中,没有办法与外界通话,所以,需要您以文件、备忘录或便条的形式将所有文件的处理意见写出来,最后,交给秘书负责传达。
记住:您被公司同仁称为“秦副总”。
2、测评材料的准备
(1)准备好背景材料。其核心目的是为应聘者处理文件筐测评中的各种问题提供一个背景情况,以保证应聘者有足够的背景信息可以参照。背景材料应包括公司简介、组织结构图和日历等。
(2)准备好答题纸。答题纸一般由三部分内容组成:一是应聘者编号、姓名、应聘职位、文件序号;二是处理意见;三是处理理由。
3、测评场地的准备
文件筐测试对场地的要求不高,但要保证每个应聘者有一张桌子和必要的办公用具。为了保密和公平,最好所有的应聘者在同一时间内完成文件筐测评。
第三步:测评阶段
1、导入
在文件筐测评正式实施前,主考官对测评要求做简要介绍,同时强调有关注意事项。这一阶段应聘者有任何疑问可以向主考官询问。
2、测评
发完题目、答题纸和草稿纸后,应聘者正式答题。应聘者在这个阶段有任何问题,都不得向主考官进行提问。测评结束时,应聘者必须同时停笔。对于提前完成的应聘者,不要让他们离开考场,因为下一个阶段主考官可能还会对应聘者进行必要的追问。
3、提问
测试结束以后,主考官浏览应聘者的批复,当感到应聘者的回答模糊不清或无法辨明批复理由时,进行单独提问,以澄清模糊之处。
第四步:评分阶段
博思创业采取维度评定计法分(dimensionratingscheme)对应聘者的批复进行评分,这种方法要求所有考官对应聘者所有维度都计分,计分进行系统纠偏。
总分数=系统纠偏后每个维度得分评均分*该维度的权重
小结:通过本次文件筐测试,1/3左右的应聘者的能力素质与市分公司副总经理较匹配。博思创业又采取了无领导小组讨论和结构化面试技术,帮助客户选择合适的人选。
