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人力资源经理们常常会产生这样的困惑:新员工面对职位说明书往往知其然,不知其所以然,往往要耗费很大的时间和精力对新员工进行培训。博思创业认为:产生这种现象的根本原因在于职位职责只是告诉员工他应该做什么,而没有告诉他怎么做。
在多年的咨询实践中,博思创业总结了一套细化职位职责的方法,不仅仅告诉员工应该做什么,还明确了怎么样去做这样事,做成的结果应该是什么。
第一步:细化职责元素
博思创业认为,职责元素是指每条工作职责对应的若干个相对独立且必要的动作单元,有相对固定的工作成果,以支撑职责的落实。每条职责应对应2条及以上的职责元素。
一般来说,职责元素的编写有以下两种情况:
1、对工作职责进行拆分
大部分工作职责的描述中,常常会简洁的包含一项或几项具体的工作,这种情况下,便可以对其进行拆分得出主要的职责元素。
例如:“开展车辆日常检查工作,并组织年度车辆安全大检查,保证车辆正常使用”。这一项职责从其文字表述上可以看出包含着两项工作,一个是车辆的日常检查,另一个是车辆的年度检查,所以其职位职责可分为两项来编写,如表1所示。
2、将工作职责未能详细表述出来,但其本身包含的或涉及到的相关工作进行罗列
有些职责的描述常常只是概括性的,而没有将具体的工作阐明,但其本身又包含或涉及到很多方面的工作,这种情况下就可以采用一一罗列的方式展现其主要职责元素。
如:“做好车辆的日常管理工作,为公司提供优质高效的用车服务”。这一职责中“日常管理工作”就是一个概括性的范围较宽的表述,本身包含着很多细小的工作,如制定车辆安排计划、预算计划、调度车辆、审核各项费用、办理车辆入户、更名过户、年审等,这些细小的工作是本职责所要承担的任务和内容,而且都有一个或一个以上的显性的固定的工作结果,便可以将每一项工作作为一个职责元素一一列出。如表2所示。
总的来说,职责元素在编写过程中:
1、应该能够涵盖本项工作职责的绝大部分内容。
2、应按“动词+宾语”的规范模式填写,如:设计和调整员工薪资曲线。
3、每一项职责元素应该是单一的、独立的,各职责元素之间应该是并列关系。
如各元素表2所示,各元素分别代表着一项具体细致的工作,并有相应的工作结果来支撑落实;并且是单一独立的,呈现的是并列关系,而非递进或者承接关系。这样,就可以编写出各个职责的职责元素了。
第二步:明确工作步骤
接下来我们介绍工作步骤的定义及其编写方法。博思创业认为,工作步骤是指每条职责元素对应的日常工作步骤或程序,每条职责元素应对应2条及以上工作步骤。在编写工作步骤的过程中,一般采用两种方法。
1、采用PDCA循环原则编写
PDCA,又称为“戴明环”。其含义为:P(Plan)-计划;D(Do)-执行;C(Check)-检查;A(Action)-处理。这四个过程不是运行一次就结束,而是周而复始的循环进行的。如图所示,一个PDCA循环一般都要经历以下4个阶段(图1所示)、8个步骤(图2所示):
在采用PDCA循环原则编写工作步骤的过程中,要始终从这4个阶段8个步骤来考虑,将其作为一种主要的写作思路,用简练精要的文字表述出来。也就是说,工作步骤的表述不一定要把这8个步骤都一一具体展现出来,只要把每个阶段的关键步骤和关键点描述出来即可。
例如:针对“贯彻落实法律事务规章制度”这一职责元素,按照PDCA循环的四个阶段来考虑其关键工作步骤,见图3。
职责元素分解为具体工作步骤见表3(在这里将四个阶段的主要工作融入了三个关键步骤当中)。
再如:“制订或修订公司固定资产(含租凭资产)管理实施细则”这一职责元素,按照PDCA循环,第一阶段为学习掌握相关政策资料,根据实际情况制定细则;第二阶段为相关部门的使用和执行;第三阶段需要对执行情况进行跟踪检查;最后总结反馈意见和经验,对制定的细则进行修订和完善。之后又是对修订后细则的执行,检查和重新修订……,如此循环往复下去。具体编写见表4。
2、采用并行列出的形式编写
有些职责元素由于其本身就包含多项相类似的工作内容和工作任务,每一项工作的步骤也是大致相同的,这种情况下通常采用将工作步骤并行列出的形式来编写。
例如,以下的两项职责元素“将收集到的档案进行分类”和“将已分类档案整理归档”,其工作步骤便是以并行的方式列出的,见表5。
在编写工作步骤的过程中,应符合以下要求:
1、简明扼要而又清晰明白,要把每一项职责元素的关键工作步骤用简练的语言清晰的描述出来。
2、多数情况下按“动词+宾语”的规范模式填写。
总之,职位职责的分解和细化是更精细化的职责管理工作,能够为管理者指导员工工作提供更具体的依据,也为员工在履行职责过程中提供更多的参考。同时有助于企业制定更加利于操作的、针对职位的绩效考核指标和标准,从而提升企业的人力资源管理水平。
