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北大纵横管理咨询公司 成蔚帆
知识经济时代,随着组织结构的扁平化、网络化、柔性化、组织信息共享普遍化,企业中知识员工所占比例越来越大,有人认为,人力资源管理应该越来越“模糊化、柔性化、团队化”,而“规范化、标准化、个性化”不再重要。并由此认为,作为现代人力资源管理制度建设基础、前提的“职位分析”的价值就应该弱化、淡化。目前,在许多企业人力资源管理实务中,都强调“以职位为核心的人力资源管理整体解决方案”。实际上,就是指企业人力资源管理的一切职能,都是以职位分析(职务分析)为基础的。
什么叫职务分析
简单的讲,职务分析就是要通过一系列科学的方法,把职位的工作内容和职位对员工的素质要求弄明白。它是人力资源管理的一项核心基础职能,是一种应用系统方法,收集、分析、确定组织中职位的定位、目标、工作内容、职责权限、工作关系、业绩标准、人员要求等基本因素的过程。
为什么要进行职务分析
简单的说,它有两个主要目的:第一,弄清企业中每个职位都在做些什么工作;第二,明确这些职位对员工有什么具体的从业要求。如果一个企业连这些问题都搞不清楚,其他的人力资源管理活动只可能是空中楼阁。
职务分析是人力资源管理的最基本的工具。具体的讲,职务分析对如下几个方面工作有重要意义:
1.招聘:为应聘者提供了真实的、可靠的需求职位的工作职责、工作内容、工作要求和人员的资格要求;
2.选择:为选拔应聘者提供了客观的选择依据,提高了选择的信度和效度,降低了人力资源选择成本;
3.绩效考评:为绩效考评标准的建立和考评的实施提供了依据,使员工明确了企业对其工作的要求目标,从而减少了因考评引起的员工冲突;
4.薪酬管理:明确了工作的价值,为工资的发放提供了可参考的标准,保证了薪酬的内部公平,减少了员工间的不公平感;
5.管理关系:明确了上级与下级的隶属关系,明晰了工作流程,为提高职务效率提供了保障;
6.员工发展:使员工清楚了员工工作的发展方向,便于员工制定自己的职业发展计划。
职务分析又是一个比较有难度的工作
首先,它对职务分析的实施者(人力资源部门)有一定的专业素质要求。如果缺乏必要的专业常识和专业经验,很可能需要多次的反复。
其次,职务分析不是一项立杆见影的工作。虽然它对人力资源管理的后续职务影响是巨大的,但它很难为企业产生直接和立即的效应。这种特点可能会使人事经理将职务分析工作一拖再拖,往往成为一件"跨年度工程"。
再次,职务分析工作不是人力资源部门单独可以完成的,它需要企业每个部门,甚至是每位员工的协助,有时可能会不可避免的影响到正常工作。另外,有些企业的管理者并不了解"职务分析"的作用和意义,认为职务分析可有可无,从而得不到管理者的支持,也会影响职务分析工作的开展。
最后,职务描述和职务资格要求要随着企业职位的调整和职能的转变而相应的变化。职务分析是一个连续的工作,当企业任何一个职位发生变化时,就要对这个职位重新进行职务分析,调整该职位的职务描述和职务资格要求。否则,职务描述和职务资格要求就会成为一纸空文,发挥不了任何作用。有些人事经理在进行完一次职务分析后,就将分析的成果束之高阁,使职务分析成为形式。
从哪几方面对职务进行分析
人事心理学家从人力资源管理的角度出发,提出了一个非常容易记忆的6W2H职务分析公式,从以下八个要素(6W2H)对职务进行分析:
WHO:谁从事此项工作,责任人是谁,对人员的学历及文化程度、专业知识与技能、经验以及职业化素质等资格要求。
WHAT:做什么,即本职工作或工作内容是什么,负什么责任。
FORWHOM:为谁做,即顾客是谁。这里的顾客不仅指外部顾客,也指企业内部顾客,包括与从事该职务的人有直接关系的人:直接上级、下级、同事,客户。
WHY:为什么做,即职务对其从事者的意义所在。
WHEN:工作的时间要求。
WHERE:工作的地点、环境等。
HOW:如何从事此项工作,即工作的程序、规范以及为从事该职务所需的权力
HOWMUCH:为此项职务所需支付的费用、报酬。
职务分析的结果
职务分析结果包括职务说明与职务规范。一般情况下,可以用职务说明书的方式来表述职务分析结果。职务说明书应包括以下内容:
1、职务概况,包括职务的名称,所属部门、等级,汇报关系,职务编号。
2、职务分析日期,目的是为了避免使用过时的职务说明文件。
3、职务职责,说明本职务的工作任务、培训、指导、服务、计划、沟通等方面的职能以及各种责任。
4、任职资格,即从事该项职务必须具备的基本资格条件,主要有学历(文化程度及所学专业)、年龄、相关经历、个性特点、能力、基本技能、知识要求、其他特殊条件等。
职务分析的步骤
职务分析是一项复杂的系统工程,应该是责任中心管理者的职责,企业人事部门只是协助责任中心的管理者来从事这项职务。企业进行职务分析必须统筹规划,分阶段、按步骤地进行。
进行职务分析一般采用观察法、问卷法、关键事件分析法、访谈法、工作日志分析法、事故分析法等。其中观察法、关键事件分析法、访谈法、工作日志分析法、事故分析法主要用于定性分析,为定量分析提供科学的分析要素和相关的可量化规律。问卷法虽然可以用于定性分析,但就目前国内外的使用情况来看,如美国普渡大学职业研究中心开发的“职位分析调查问卷(PAQ)”就主要用于定量分析,以便获取更为具体、详细、量化的职务信息。采用问卷法进行职务分析时,首先是通过定性分析,找到有效搜集各种职务信息的分析要素、指标;其次,是用语言恰当描述这些要素、指标;再次,给每一要素指标语句赋予适当的评定等级数字,便可形成一初步职务分析调查问卷;最后,是使用这一初步问卷进行规范的抽样试调查,并进行信度、效度检验,就可得到一较为科学的正式职务分析调查问卷。使用这一职务分析问卷,就可以达到较为科学的职务分析信息。不过,一般企业,如中小企业只要使用定性分析方法,进行初步的职务分析就足以应付日后的人力资源管理各项工作了。
下面就以一个拥有30人以上,500人以下,集开发、生产加工、维修、销售为一体的中小型电子科技企业为例,详细谈谈使用定性分析方法,如观察法、访谈法、关键事件分析法等,开展职务分析工作的关键步骤和技术规范。
步骤一:各类职务信息的初步调查
1、浏览企业已有的各种管理制度文件,并和企业组织的主要管理人员进行交谈,对组织中开发、生产、维修、财务、销售、管理等职务的主要任务、主要职责及工作流程图有个大致的了解。
2、准备一份提纲,并确定几个关键的工作岗位和事件,作为深入访谈和重点观察分析的参考、指南。
3、列出各职务的主要任务、特点、职责、要求等。
步骤二:工作现场的初步观察1、对预先确定的关键或不太熟悉的工作岗位、现场进行初步观察,使分析者熟悉工作现场的工作环境、条件,了解工作人员使用的工具、设备、机器,一般的工作条件、工作内容、工作环境特点及工作岗位对工作人员的要求和工作职责。2、对复杂或不太熟悉的工作设备、流程、环境及条件亲自进行观察了解,便于进一步分析。3、最好由熟悉相关工作岗位的人员或由任职人员的上级陪同参加现场观察,便于了解个工作岗位的情况,并可随时得到有效的咨询。
步骤三:深入访谈1、确定深入访谈的对象,主要是该职务的实际担任者,如技术开发、维修、销售人员等,他有责任完成此工作岗位的各项任务,对调查人员了解职务信息最为直接详尽;其次,应选择职工中的典型代表作为访谈对象,如部门经理;当然,关键岗位的管理人员也是十分必要的,如总经理、总经理办公室主任等。2、根据初步的调查、了解和所应收集的职务分析信息要求,制定较为详细的结构化访谈提纲。比如,针对电脑光驱维修这一职务,就可以提出这样的访谈问题:光驱维修一般包含哪些程序?每一维修程序具体应做些什么?作为一个光驱维修人员应掌握哪些知识?作为一个光驱维修人员的心理、生理、及手脑技能主要应有哪些要求?工作中需要哪些人的配合?疲劳情况怎么样?维修工作对工作环境、工作条件有什么要求?等等3、第一次的谈话对象最好是基层的管理者,他们能更好地提供有关工作的情况,并能将职责与职务很好地联系起来。其次,是从事某一职务的具体工作人员。在这个访谈的过程中,要不断与关键管理岗位的人员沟通。4、每天的谈话对象最好不要超过两人,谈话时间每人不超过三小时,谈话过程中最好有较为详细的记录,便于分析。5、针对某一关键事件,如顾客投诉公司的产品质量及售后服务,召集各部门关键人员进行座谈,就可以深入了解开发、生产、维修、销售等职务的职责要求及存在的问题等。
步骤四:工作现场的深入观察1、深入观察工作现场,主要是为了澄清、明确或进一步充实通过前期调查和访谈获得的信息。2、深入观察工作现场之前,应拟定需明确的有关问题、信息,如想弄清:每人每天能维修多少台光驱?维修质量怎么样?一般工作多长时间后会出现疲劳现象?等等。3、深入观察工作现场,最好仍由最初陪同观察和访谈的基层管理人员一同参加观察。4、深入观察,不应仅仅停留在观察上,应工作人员多交流,并不断咨询相关人员。
步骤五:职务信息的综合处理这一阶段的工作较为复杂,需要投入大量的时间对材料进行分析和研究,必要时,还需要用到诸如计算机、统计分析等分析工具和手段。1、对根据文件查阅、现场观察、访谈及关键事件分析得到的信息,进行分类整理,得到每一职务所需要的各种信息。2、针对某一职务,根据职务分析所要搜集的八点信息要求,逐条列出这一职务的相关内容。即为初步的职务说明书。3、职务分析者在遇到问题时,还需随时与公司的管理人员和某一岗位的工作人员进行沟通。
步骤六:完成职务说明书的撰写1、召集整个职务分析工作中所涉及的人员,并给每位分发一份职务说明书初稿,讨论根据以上步骤所制定的职务说明书是否完整、准确。讨论要求仔细、认真,甚至每个词语都要认真斟酌。职务分析专家应认真记下大家的意见。注意文字简单明了,使用浅显易懂的文字,避免含混、晦涩的文字;该职务的职责与其他职务岗位职责内容要衔接。2、根据讨论的结果,最后确定出一份详细的、准确的职务说明书职务分析可借助于专业咨询顾问.职务分析技术来源于欧美国家企业,目前在我国的外商投资企业以及一些大型股份制企业中应用职务分析,但效果不是特别理想,主要原因是企业缺乏专业人力资源管理人才。解决缺乏专业人力资源管理人才与企业管理科学化要求之间的矛盾的途径之一是借鉴西方企业的做法,在进行职务分析时寻求专业咨询顾问的帮助。借助于专业咨询顾问所拥有的分析技术及其丰富的人力资源管理经验,企业可在管理科学化方面收到事半功倍的效果。
根据以上的分析,如果仅仅简单地认为职务分析是现代人力资源管理的基础,是不全面的、不科学的。知识经济时代的中国企业,应该说,职位分析及其衍生结果都是现代人力资源管理的基础、前提,在相当一段时期内,其作用不仅不会削弱、淡化,为了“程序化和人性化”人力资源管理策略的融合,反而需要一定的强化。
可见,知识经济时代为了构建“程序化和人性化相融合”的人力资源管理制度,作为现代人力资源管理基础的职位分析还是有巨大的价值的。
