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作者系北大纵横管理咨询集团顾问 朱兴佳
职位说明书作为工作分析的成果,它是对组织中岗位的基本信息、设置目的、工作职责与权限、绩效标准、沟通关系、工作环境条件、任职资格等内容给予定义说明的书面性文件。岗位职责作为职位说明书不可或缺的核心内容,其构建的好坏,表述规范与否,不仅会直接影响职位说明书的编写质量,而且会严重影响其在整个人力资源管理活动中的应用。
本文正是基于此点,试图对岗位职责的构建方法做出分析。
一、岗位职责的含义
在职位说明书中,岗位职责又可称为“工作职责详述”、“主要(或关键、重大)职责”等,是关于“该职位主要做什么”的描述。所谓工作职责,主要指该职位通过一系列什么样的活动来实现组织的目标,并取得什么样的工作成果。一般来讲,主要职责应回答以下问题:
·为达到工作的目的,工作主要在哪些领域中开展?
·工作持有人所承担的主要职责以及工作所要求的最终结果是什么?
需要提示的是,职位说明书中描述的是该职位的关键职责,没必要详尽和罗列所有的大小职责、任务或活动。一般来说,关键职责意指:
·设立该职位需履行的职责
·岗位长期及经常性的工作,而不是短期或临时性工作
·该职责占用大量时间
二、岗位职责的构建方法
岗位职责的界定并非是简单地来自对职位任职者现行工作活动的归纳和概括,而是对基于组织战略的职位目的进行的界定。根据工作职责梳理的实践经验,我们将工作职责构建的工作方法归结为两种:下行法和上行法。
(一)下行法
下行法是一种基于组织战略,并以流程为依托进行工作职责分解的系统方法。具体来说,就是通过战略分解得到职责的具体内容,然后通过流程分析来界定在这些职责中,该职位应该扮演什么样的角色,应该拥有什么样的权限。
利用下行法构建工作职责的具体步骤为:
第一步、确定职位目的
根据组织的战略目标和部门的职能定位,确定职位目的。职位(设置)目的,说明设立该职位的总体目标,即要精练地陈述出本岗位为什么存在,它对组织的特殊(或者是独一无二)贡献是什么。读者应当能够通过阅读职位目的而辨析此工作与其他工作目标的不同。
职位目的一般编写的格式为:工作依据+工作内容(职位的核心职责)+工作成果。举例来说,某公司计划财务部经理的职位总体目的可表述为:在国家相关政策和公司工作计划的指导下,组织制定公司财务政策计划和方案,带领部门员工,对各部门提供包括成本、销售、预算、税收等全面财务服务,实施财务职能对公司业务经营的有效支持作用。
第二步、分解关键成果领域
通过对职位目的的分解得到该职位的关键成果领域。所谓关键成果领域,是指一个职位需要在哪几个方面取得成果,来实现职位的目的。我们利用鱼骨图作为工具对上例进行职位目的的分解,得到计划财务部经理的关键成果领域。
第三步、确定职责目标
确定职责目标,即确定该职位在该关键成果领域中必须取得的成果。因为职责的描述是要说明工作持有人所负有的职责以及工作所要求的最终结果,因此,从成果导向出发,应该明确关键成果领域要达成的目标,并确保每项目标不能偏离职位的整体目标。例如,计划财务部经理的八项关键成果领域要达到目标如下。
第四步、确定工作职责
如上所述,我们通过确定职责目标表达了该职位职责的最终结果,那么本步骤就是要在此基础上来确定任职者到底要进行什么样的活动,承担什么样的职责,才能达成这些目标。
因为每一项职责都是业务流程落实到职位的一项或几项活动(任务),所以该职位在每项职责中承担的责任应根据流程而确定,也就是说,确定应负的职责项就是确定该职位在流程中所扮演的角色。
在确定责任时,职位责任点应根据信息的流入流出确定。信息传至该职位,表示流程责任转移至该职位;经此职位加工后,信息传出,表示责任传至流程中的下一个职位。该原理体现了“基于流程”、“明确责任”的特点。
以某公司的招聘工作为例,员工招聘的工作流程如下(图3),可以分为四个环节:(1)招聘计划的制定、审核与审批;(2)招聘费用的预算、审核与审批;(3)招聘工作的实施。其中一般人员的招聘,人力资源部与主管部门负责人参加;关键员工的招聘,高层管理人员、人力资源部和(主管部门负责人)参加;(4)招聘工作的反馈与检查
在招聘计划过程中:人力资源部招聘专员制定招聘计划,然后上报人力资源部经理审核,这样招聘专员制定招聘计划的职责就算完成;计划的审核职责归属人力资源部经理,如果审核没问题,就报人力资源总监批准;下面审批计划的责任就转移到人力资源总监的职责上来。审批完成后,进入招聘流程的下一个环节。
由上例可以看出,基于流程的职责分析,明确界定了每项职责中职位应该扮演什么样的角色,以及拥有什么样的权限。要想明晰地表达出职位在各项职责中扮演的角色及权限,在职责描述是就要准确规范地使用动词,就像上例中的“制定”、“审核”和“审批”等。
第五步、进行职责描述
前面讲到了,职责描述是要说明工作持有人所负有的职责以及工作所要求的最终结果,因此,通过以上两个步骤明确了职责目标和主要职责后,我们就可以将两部分结合起来,对职责进行描述了,即:职责描述=做什么+工作结果。
(二)上行法
上行法与下行法在分析思路上正好相反,它是一种自下而上的“归纳法”(见图4)。具体说,就是从工作要素出发,通过对基础性的工作活动进行逻辑上的归类,形成工作任务,并进一步根据工作任务的归类,得到职责描述。虽然上行法较下行法来说不是一种特别系统的分解方法,但在实际工作中更为实用、更具操作性。
利用上行法撰写职责的步骤是:
第一步、罗列和归并基础性的工作活动(工作要素),并据此明确列举出必须执行的任务;
第二步、指出每项工作任务的目的或目标;
第三步、分析工作任务并归并相关任务;
第四步、简要描述各部分的主要职责;
第五步、把各项职责对照职位的工作目的,完善职责描述。
以公司董事会执行秘书的某项职责的撰写为例,表中罗列的工作要素项目构成了“打印董事会会议记录”这项工作任务,而把表中所列的各项工作任务归并就形成了该项职责。
北大纵横简介
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