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“员工除了每个工作日(周一至周五)的10:00—15:00这一时段要在公司集中办公以外,其它时间都由自己自由支配,前提是每个月下来,每个工作日的平均时间仍然不少于8小时。”这是一种新的工作方式与工时安排的简单概括,但谁都不可否认,这在是HR事务领域,对员工工作时间管理的一场变革。
背景:工作时间管理,HR事务“永远的痛”
在以人为本、以绩效论英雄今天,营造宽松的工作环境、提供灵活自由的工作时间已成了员工们越来强烈的呼声。对员工工作时间的管理的确是HR事务“永远的痛”:员工对迟到早退的紧张和牢骚,考勤事务给HR部门带来的繁杂和压力,企业工作时间和工作绩效的不相衬等。此时,HR们不得不去掂量“朝九晚五”的工作法则,开始触摸一种新兴的、更适合时代发展的工作方式——弹性工作制。
弹性工作制(Flexible work time)指在完成规定的工作任务或固定的工作时间长度的前提下,员工可以灵活地、自主地选择工作的具体时间安排,以代替统一、固定的上、下班时间的制度。在90年代,象花旗银行、施乐、惠普、杜邦等40%以上的欧美大公司就已经不同程度地实行了这一制度。目前,弹性工作制比较流行的无外乎以下三种形式:核心时间与弹性时间结合制(以下简称“弹性工时制”)、成果中心制、紧缩工时制。其中,弹性工时制又因其自身的相对优势而被普遍推行,特别是在我国的一些工厂和企业,这是因为:一方面,弹性工时制受HR制度建设的制约较少,如相对成果中心制和紧缩工时制而言,可以减缓HR细化岗位职责、量化工作目标、固化考核指标的压力;另一方面,对工作设施条件的依赖性还不是太突出,可以暂时避开移动办公(M-Working)、网络沟通、数据互联等环境配置的高成本和难以普及的现状。
弹性工时制是企业在限定一定周期内的日平均工作时间的前提下,控制部分核心工作时间、让员工自由支配其余工作时间一种工时制度。企业将员工每天的工作时间分成核心工作时间和弹性工作时间两部分,核心工作时间是每天某几个小时所有员工必须到班的时间,这部分时间用于员工之间的沟通和协作,弹性工作时间是员工自主选定上下班的时间,这部分时间由员工根据自己的安排来工作,但为了保证工作时间充足,一般限定在一定周期(如周、月、季)内,平均每个工作日的工作时间仍不少于法定工作时间(一般为8小时)。
实行弹性工时制,从心理学角度分析,它给予了员工更多的自主权和责任感,顺应了员工的精神需求,它不仅给员工自主安排上下班时间留有宽松的余地,减少了员工对上下班匆忙和拥挤的焦虑,使员工为处理家庭及个人社交事务赢得了较为自由和充足的时间,员工的“自我管理”得到了尝试并受到尊重;也使得HR管理深入人心,激发了员工自主贡献的热情,从另一个侧面展示出企业高效率的工作氛围。
原则:“有理”、“有利”、“有节”
制定和实行弹性工时制,HR管理者不能不假思索、一蹴而就,因为弹性工时制也不是千篇一律的“灵丹妙药”,它依赖一定的实施条件且存在一些现实的局限,如岗位的适应性,管理水平的层次,团队合作的氛围等。一般来说,岗位对连续、固定工作没有特别要求,企业有较高的管理水平且管理人员支持这一变革,团队合作氛围较好,是推行弹性工时制的基本条件。
在制定弹性工时制的过程中,HR要着重把握“有理”、“有利”、“有节”三原则:
一、“有理”,首先是要以法律法规为依据,特别是要符合《劳动法》有关劳动者工作时间的规定。在制订弹性工时制时,要严格参照《劳动法》第四章“工作时间和休息休假”的相关条款。很显然,弹性工时制已不属于标准工时制度,即“每日工作不超过8小时,平均每周不超过40小时,保证劳动者每周至少休息一日”这一制度,按照《劳动法》,“如果用人单位不能实行标准工时制度,经劳动行政部门批准,可实行其他工作和休息办法,如不定时工作制和综计算工时工作制等”,这其中就提示了这两方面的涵义:一是实行弹性工时制这种特殊的工作时间制度是有法律依据的,是《劳动法》所允许的;二是有效地实行弹性工时制这一特殊的工作时间制度是的前提和必要程序是要经过劳动行政部门的批准。
对于弹性工时制,一般按“不定时工作制”向劳动行政部门申报和备案,因为弹性工时制是在固定每个工作日一段核心工作时间的前提下让员工自主支配其余工作时间,类同于不固定工作时间。不建议按“综合计算工时制”处理是因为弹性工时制不主张劳动者集中工作和集中休息,主张均衡、合理地安排每日工作时间。
要做到“有理”,其次就是要合符员工工作和休息的调节规律,虽然弹性工时制允许员工根据个人喜好和自身生活规律,自主地将工作活动安排在最具有生产率的时间内进行,但为了敦促员工劳逸结合,按常规,核心工作时间安排还是不能过早或过晚,弹性工作时间也要适当控制,这样才能保证员工每日不长时间工作。
二、“有利”,实行弹性工时制,最重要的目标就是要使企业和员工都获益,促成双方最大满意,取得“双赢”。因此,制定弹性工时制要立足企业和员工两方面来权衡分析。如果核心工作时间过短,则弹性工作时间得到相应延长,此时员工对工作时间支配的自主权较大,员工工作热情较高,工作效率也会提高,但此时企业对员工工作时间的约束力就减弱了,对于突发事件、需团队协作的事件的处理可能会带来许多不便;反之,如果核心工作时间过长,则可“弹”的限度太小,可能又与原来的标准工时制如出一辙,让员工感到对工作时间自由支配的灵活度不够。所以制定有效适用的弹性工时制,就必须综合分析实行弹性工时制的岗位的性质、工作内容,调配好弹性时间与核心工作时间的比例。
确定两者比例的基本步骤是先依次将各个岗位、部门、整个公司需集中协作的工作时间量化并综合形成核心工作时间,再决定弹性工作时间。
在确定核心工作时间的长短之后,再决定核心工作时间的起止点,值得注意的是,因为其它机构或单位的工作时间一般仍固定在“朝九晚五”这一时间段,所以核心工作时间一般不宜脱开这一时间范围。
三、“有节”,是在保证前两项原则的前提下,对核心工作时间和弹性工作时间都要有所“节制”,要有“宏观调控”。一方面,核心工作时间一经确定,建议仍然实行严格的考勤管理,因为“核心”往往会影响全局,即整个公司的办公秩序和工作效率;另一方面,对于弹性工作时间,也要进行约束,保证“弹而有度”,如有的公司规定,“除特殊情况需加班以外,上午七点至下午十点之间计为有效工作时间”,这就表明,公司不主张过早(上午七点以前)或过晚(下午十点以后)上班工作,因为这样不仅不利于员工得到充分休息,影响工作效率,也避免出现员工因要完成每月的总工时,而不均衡调整工作时间,“打突击战”的情况。
在把握好以上三原则后,制定弹性工作时间基本上就有了一个清晰的思路,并且对各段时间的管理也可以制定相应的规范。
核心:管理好“核心工作时间”
实行弹性工时制,实际是在传统的工作时间管理上“抓小放大”,因此,实施对核心工作时间的管理便是HR执行弹性工时制度管理的核心。
因为确定核心工作时间,是在兼顾企业和员工双方利益的前提下,采用“适度从紧”的原则,即尽量缩短核心工作时间,这样才能充分体现出弹性工时制的优越性,发挥其激励效果,所以核心工作时间如果得不到充分而有效的利用,将使整个弹性工时制陷入僵局。如核心工作时间内,人员不能按时到班,团队协作可能会仅仅因为个别人缺席而十分被动,甚至关键工作无法展开;如果每人对核心工作时间内的工作缺乏系统规划和细致安排,时时出现“马后炮”,经常“骚扰”其他同事的“弹性时间”,不仅使得弹性工时制形同虚设,也影响了整个工作效率,甚至使同事关系出现一些不愉快。
要管理好核心工作时间,HR不妨从以下几个方面入手:
一、严格制度。在制定弹性工时制时,要明确核心工作间的上下班时间,制订出迟到、早退、旷工的时限和处罚措施。另外,对核心工作时间内的工作规范也要作出严格要求,如不得随意外出,不得在公司内娱乐,健身或处理其它私事。
二、强调计划。HR应组织各业务或职能部门拟出周或月工作计划,特别是要明确需要其他部门或人员协作的工作项目,如果工作属于比较有时间规律的,就应该尽量固定下来。同样,每个员工也可根据自己的工作安排提前作好工作计划,便于统一协调,让协作者有充分的准备时间。
三、深化培训。在实行弹性工时制度之前,HR要对这一制度进行全面的培训和解释,一方面为了让员工充分理解并自觉遵守,另一方面也是在强化员工对工作时间自主管理的意识。在实行过程中,HR也要进一步探索并拟出适用于公司弹性工时制的时间管理的培训,如计划制订的方法、有效管理时间的策略等。
四、调整改进。在弹性工时制实行过程中,HR要时刻关注客观环境及公司工作重心的变化,注意收集各类反馈信息,对制度及时作出调整和改进。如公司出现新的工作项目,需要团队协作的工作量增加,因此核心工作时间就应相应延长;如原定的核心工作时间的下班时间为下午四点,但进入冬季,加上大部分员工离公司较远,员工倾向于提前下班时间,这样,核心工作时间就有必要前移。
管理好了核心工作时间,不能说就弹性工时制的实行就万无一失,对工作轶序、部门值班和一般性事务的替代安排,以及综合、平均工时的监督和管理也同样不容忽视。
保障:考勤系统的设计与应用
由于弹性工时制还仅仅是一种半开放的工作时间管理模式,所以HR仍不可能完全放开考勤这根“缰绳”。所以,设计并应用好一套相适应的考勤系统将是实行这一制度的有力保障。
在设计考勤系统前,分析并理解以下几个考勤及工时计算的时间点和时间段的概念,将使得考勤系统设计有的放矢:
一、时间点,即考勤要求记录具体时间。包括:核心工作时间的上班、下班时间,弹性工作时间的上班、下班的时间。由于核心工作时间一般被安排在中间,弹性工作时间环绕两头,因而核心工作时间一般会与弹性工作时间的上、下班时间重叠;由于弹性工作时间的不固定,员工可以在一日内上下几次班,因此可能会出现多个弹性工作时间的上、下班时间。
二、时间段,即要计算的工时数。包括:核心工时数,弹性工时数,周期内总工时数,周期内工作日平均工时数。
在通过读卡系统记录和系统整理出以上数据后,将可以依次作出如下判断:核心工作时间内是否有迟到、早退和旷工,一定周期内综合工时平均后是否达到要求工时。
当然,涉及到考勤系统的设计还得考虑到超工时工作的自动舍弃与默认,忘刷卡的记录补充,请假及出差的处理等。但只有通过建立健全一套配套的考勤系统,才能有效地辅助HR对这一制度实施监督和管理,使得弹性工时制“弹而不乱”。
弹性工时制是放开时间管理的尝试,也是向员工完全自主管理的一个过渡,纵然它在实行中仍然存在诸多局限和挑战,但是弹性工时制产生的激励作用,却一如继往地诱发着HR研究者或从业者们浓厚的探索兴趣。
李河清,华中科技大学MBA人力资源方向,八年制造企业人事、人力资源主管工作经历,现任中外合资武汉安凯电缆有限公司人力资源主管。多年来致力于劳动、人事与人力资源等领域的实践总结及理论研究,在制造业人力资源的组织、保持及开发方面有独到见解,多篇文章在《中国人力资源开发》、《财智》、《人力资本》、《人才了望》、《21世纪人才》等刊物上发表。欢迎各位交流观点。电话:(027)87770533-705,手机:13507199752 ,Email: thomas.li@126.com, hoching.lee@gmail.com
