效率,总是快一点

　　时间就是金钱,效率就是生命。企业聘用了我们,也就聘用了我们法定的工作时间。所以,如何在有限的时间内实现最大的绩效,既是老板最关心的,也是我们应该做的。

　　什么是效率?效率是指单位时间完成的工作量,或劳动的效果与劳动量的比率,或者说,效率是投入除以产出的比率。我们可以从三个方面来理解:第一,我们是否在规定的时间内完成了规定的任务和目标;第二,在一项具体的工作中,我们投入的时间和精力是否取得了企业或自己期望的效果;第三,企业或老板在既定时间内的投入,包括我们员工的工资、福利、费用、成本等,是否获得了预算的回报。

　　效率和效果是一对双胞胎,相辅相成,不可或缺。举一个例子,一上班,上司对一个秘书说,你抓紧写一个发言稿,老板10点钟开会要用,并给他简要的交待了大致思路。这个秘书不到一个小时就把稿子交到了上司的手中,上司看了大为恼火:“怎么搞的,根本不是这个意思,这稿子根本不能用。”还有一个秘书,同样是这样的活儿,他吭哧了半天也没有写好,急得上司只冒汗,老板眼看时间到了就说:“算了,我自己列个提纲说一下算了。”11点多,这位秘书终于把稿子写了出来,上司看了说:“写的倒挺好,有什么用啊!”

　　很明显,前者是有效率没有效果,后者是有效果没有效率,都是没有发挥作用和价值。所以,在实际的工作中,既有效率又有效果的人才是最受企业欢迎的人。

　　把“份钱”挣出来

　　坐出租车时,经常听师傅谈到他们的“份钱”的事,北京的一辆出租车,一个月下来要向出租车公司缴纳管理费及各项税费大约为5000-6000元,这就是出租车司机们每月的“份钱”。就按5000元来算,假如出租车司机每月工作三十天,那么他们每天的份钱是163元,如果每天的油钱、餐费及其他与工作有关的费用是200元,也就是说,一个出租车司机每天运营收入至少要363元,才能不亏本,每天运营收入400元,才能赚40元。

　　如果出租车司机有一天在家休息,那么当天163元钱的份钱就一分没挣到,第二天的份钱就成了326元,加上油钱等费用,他如果还想赚钱,就得达到526元的收入,怎么实现呢?就要在平时每天工作10小时或12小时的基础上把工作时间翻番,但这是不可能的。就是说,损失一天时间的司机就亏损了一天的“份钱”。

　　同样道理,在企业里,我们每一个员工实际上都承担着企业或多或少的营收目标,正如出租车司机一样,我们每月、每天甚至每小时的时间都是非常昂贵的,我们的工资、福利、“三金”等都是企业和老板花出去的真金白银,这些真金白银对于我们每一个员工来说就是“份钱”。假如你的年薪是15000元,那么,你每分钟的“份钱”就是0.15元,每小时的“份钱”就是8.86元,每天的“份钱”就是62元;假如你的年薪是35000元,那么,你每分钟的“份钱”就是0.34元,每小时的“份钱”就是20.7元,每天的“份钱”就是144.6元。也就是说,我们必须要挣出最低的“份钱”来。如果员工连自己最基本的“份钱”都挣不够,那么,企业迟早肯定会关门,员工迟早要失业下岗。

　　所以,在工作时间内,每一分钟、每一小时、每一天、每一个月,每一年,我们的时间都是有价值的。你的职位越高,老板和公司花在你身上的工资、福利和职务消费越高,你的时间价值也就越大,你的每一分钟、每一天的时间也就越珍贵,相应地你的责任也就越重大。

　　效率低下不仅仅在浪费着你的生命,也在浪费着企业的金钱和社会的财富。企业里有三种人:

　　挣出自己的“份钱”,不让企业和老板赔本,这是每个员工在企业生存最低的和最基本的条件,这种员工是“人在”,他们的产出基本上等于企业对他们的投入,这种人最起码不会被淘汰,或者可以延缓被淘汰的时间;而挖掘自己的潜力,挣出超过自己“份钱”的员工,才是企业宝贵的“人财”,他们的产出大于企业对他们的投入,他们为企业创造了剩余价值和利润,老板自然也会拿出一部分“红利”犒劳这些员工,这种犒劳包括加薪、福利、股票期权、晋升以及培训学习的机会等;而那些连“份钱”都挣不到的员工,他们简直就是“人灾”,他们的产出小于企业对他们的投入,这种人越多企业亏损越多,所以,他们必然会被淘汰。

　　让自己率先奔跑

　　两个人到森林里游玩,正当他们兴高采烈地玩耍时,一只大黑熊突然向他们跑了过来。他们顿时惊惶失措,但是其中一个人马上冷静下来,迅速地换上跑鞋。另一个人看着他这样做,十分不解:“你换鞋有什么用呢?难道你还能跑得过狗熊吗?”换跑鞋的人说:“我不是要跑过熊,我只要跑过你就行了。”话音未落,他已经窜了出去。这个故事说明了一个道理,在企业里能够安全地生存的人,就是为企业创造最大价值的人,就是永远比别人跑得快的人。

　　【案例】老板不懂英文

　　一家公司的老板要到美国参加一个商务会议,并洽谈与外商合作的事宜。他身边的两个助理忙得上蹿下跳,小张负责起草演讲稿并搜集国内市场数据,小李负责拟订与外商的谈判方案。在送老板上飞机的路上,主管问小张:“你负责的演讲稿和数据打好了没有?”

　　小张打着哈欠说:“今天早上我加班到4点钟,实在是困极了,我就睡了一会儿。不过没有问题,反正讲稿是用英文撰写的,老板也看不懂,待他上飞机后,我回公司去把文件打好,再电传过去就行了。”谁知,上飞机前,老板突然问主管:“你们给我准备的演讲稿和数据呢?”主管只好如实禀报,老板一听马上变了脸色:“怎么会这样?我准备与同行的外籍顾问在飞机上研究一下演讲稿和数据呢,这下可倒好!”小张惊慌失措地楞在了那里。

　　在美国,小李的方案周到细致,阐述公司的优势有理有据,很多地方也抓住了外商的要害,谈判虽然艰苦但还是赢得了外商的信任和好感,双方终于签下了合作的协议。这之后,小张和小李的命运大家自然可想而知了。

　　实际工作中,我们应该怎样提高自己的效率呢?下面是一些具体的思路,我们在后面的章节中还会做进一步的分析和阐述:

　　——学会管理自己的时间,明确工作目标,分清事情的轻重缓急,做好优先排序;

　　——做事之前最好先做好详细的计划,考虑可能出现的问题以及应对措施;

　　——准时敏捷,给自己制定最后的期限,不达目标誓不罢休;

　　——现在行动,拒绝拖延;

　　——改进方法,改善原来的工作流程;

　　——做正确的事,然后把事情做正确,第一次就把事情做对、做好。

　　凡事总是快一点

　　数字化时代是速度竞争的时代,比尔·盖茨在其《未来时速》一书中描述道:“在未来的10年中,企业的变化会超过它在过去50年的总变化。如果说80年代是注重质量的年代,90年代是注重再设计的年代,那么21世纪的头10年就是注重速度的时代,是企业本身迅速改造的年代,是信息渠道改变消费者的生活方式和企业期望的年代”。

　　时间是世界上最稀缺的资源。时间没有任何替代品,也没有任何弹性。数字经济的实质就是速度经济。未来企业的竞争是节约经营循环时间的竞争,是最先到达顾客并满足顾客需求的速度竞争。

　　如果你是研发人员和营销人员,你就要及时创意、及时研发和及时营销,以最大的努力缩短产品研发的时间,加快产品上市的速度,你就要问自己:我及时发现顾客的需求和潜在需求了吗?产品上市比竞争对手是快了还是慢了?对于顾客的服务意见我是否能够做到即时反应?如果你是生产人员,就应该学习丰田公司的及时制生产方式,树立“非常准时”的观念和习惯,做到“把必要的东西,在必要的时候,能准备好必要的数量”,以提高生产效率,节约人力、空间、工具、时间和总成本,增强企业的反应速度和生产弹性。如果你是管理人员,就应该反思公司和自己部门的工作和操作流程,看看有没有多余的程序,有没有浪费时间的行为,有没有提高效率的更好的方法。即使你是一名基层普通的员工,你也应该时时刻刻地思考:自己如何才能又快又好地完成工作目标和任务呢?

　　马上心动,马上行动,一年太久,只争朝夕。在竞争激烈的环境下,“想好了再跑”已经落伍,我们只有“边想边跑”和“快想快跑”才能跟上时代发展的步伐,才能在竞争中保持领先的地位。

　　【案例】伊丽莎白的遗憾

　　伊丽莎白是石油大王洛克菲勒的女儿,她希望自己可以像父亲一样,在商场上有所作为。在巴黎新产品博览会上,伊丽莎白对一个产品的专卖权志在必得,而且做好了充分的准备,可是她却因自己的决定晚了一个小时,而最终失去了这次机会。

　　伊丽莎白在给父亲的长途电话中懊恼地说道:“爸爸,博览会的事您已经知道了吧?我实在没有料到。我以为可以花点时间,充分考虑之后再做出必要的决定。”洛克菲勒安慰女儿说:“孩子,不管怎样,你已经尽力了。不过我只是想对你说,从事商业的人常见的缺点之一就是缺乏迅速、果断的判断力。如果放任缓慢的意志作决定,其时间的浪费和低效率会给公司带来极大的损失。”

　　生意场上是如此,职场中也是如此。想想赛场上的运动员吧,大家都在同一个起跑线上,同样的时间,同样的资源,同样的条件,你慢了那怕是半步,后面的人马上就会挤上来占据你的跑道,你可能就失去了这次胜出的机会。所以,雷厉风行,果断出手,快马加鞭,干净利索,应该是我们工作中的基本准则,在为企业赢得机会的同时,你也将获得崭露头角的机遇。

　　作者宋振杰,智者企业管理顾问公司首席培训师,注册高级咨询师,兼任多家企业首席顾问,职业素质培训专家。著有《自我管理——经理人九大能力训练》《黄金心态——现代员工七大职业心态训练》《团队领导——九大核心技能造就新型管理者》等。欢迎与作者探讨您的观点和看法,电子邮箱:zhenjiesong@126.com培训课程大纲网址(智者企业学习网):http://www.511xuexi.com