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一、西南大学背景
西南大学是国家教育部直属重点综合大学,国家"211"工程重点建设学校。校本部位于重庆市北碚区国家级风景名胜区缙云山下,风景秀丽的嘉陵江畔。
学校学科门类齐全,综合性强,特色明显,涵盖了哲、经、法、文、史、教、理、工、农、医、管等11个学科门类。学校下设30个学院,拥有3个国家级重点学科、36个省部(市)级重点学科、11个博士后科研流动站、9个博士学位一级学科授权点、66个博士点、22个硕士学位一级学科授权点、159个硕士学位授权点、5个专业硕士学位授权点、95个本科专业。学校现有专任教师2652人,其中,中国科学院院士1人,中国工程院院士2人,教授、副教授932人,研究员、副研究员177人,博士生导师151人。
二、西南大学的信息化目标
西南大学是一所拥有先进事业单位管理理念的高校,已经建立了一套比较规范的人力资源管理方法,但是随着学校规模的不断扩大以及高校改革不断深化,中国西南大学意识到,仅仅靠原有的管理方法和手段已经不足以应对千变万化的实际情况。人事部门面对大量的信息,无法有效率地将其中的重要部分提取出来,并做出相应的判断和处理。管理者的决策只能依据少量简单报表数据,在浪费大量人力、物力的同时难以保证数据的准确性和及时性。因此,先进的管理思想在学校中实现就成为了一个可望而不可及的目标。
西南大学非常需要一套既有先进管理思想又适合高校的人力资源管理系统,作为实现上述目标和提高现有水平的一种重要手段。而统一内部管理系统、实现资源共享是实现上述目标的最有效途径之一。
为此,中国西南大学在人力资源系统选型时提出了以下要求:
1.具有先进的人力资源管理理念,可根据事业单位战略目标管理相应的人力资源规划体系;
2.实现本科教学工作水平评估,对近年来师资情况进行有力的统计及分析。
3.系统可以满足跨地域的管理,实现集中化管理要求;
4.实现详尽的教职工个人发展及职业生涯跟踪管理;
5.结合教职工自助,流程管理,实现人力资源管理流程的自动、优化处理;
6.具有完整的系统接口,包括和教学管理系统,财务系统以及其他系统的接口程序,满足灵活的数据导入与导出;
7.为实现人事部门方便管理提供多种技术手段,使西南大学最终实现人力资源所有功能的整合;
8.包括教学机构、教辅机构,以及后勤等多个部门的跨部门的应用。为各层次管理者的决策分析提供数据。
中国西南大学希望一套好的HR解决方案应是对人力资源管理的所有领域提供最佳支持的系统,这些领域涵盖从人力资源计划、人才招聘到人事管理(包括教职工信息管理、合同管理、考勤管理、休假管理)、薪资/福利管理以及教职工的培训管理、等各个方面,并提供各种查询统计功能与报表输出功能,能动态直观地反映中国西南大学人力资源的状况,为人力资源管理提供高效的决策支持。
三、中国西南大学解决方案和实施过程
西南大学eHR解决方案包含的主要功能如下:
面向HR管理者,学校决策者以及全校教职工:
★ 组织管理
★ 教职工管理
★ 保险福利
★ 招聘管理
★ 培训与发展
★ 绩效考核
★薪酬管理
★高校教学评估
★ 教职工自助
★ 系统维护
★ 报表工具
从功能结构上分为三个层面:基础数据层、业务处理层以及决策支持层。
基础数据层
基础数据层包含的是变动很小的静态数据,主要有两大类,一类是教职工个人属性数据,另一类是学校数据。在一定时期里也不会发生重大变化。基础数据在eHR系统初始化的时候要用到,是整个系统正常运转的基础。
业务处理层
业务处理层是指对应于人力资源管理具体业务流程的系统功能,这些功能将在日常管理工作中不断产生与积累新数据,如新教职工数据、薪资数据、绩效考核数据等。这些数据将成为高校掌握人力资源状况、人力资源管理水平以及提供决策支持的主要数据来源。
决策支持层
决策支持层建立在基础数据与大量业务数据组成的HR数据库基础之上,通过对数据的统计和分析,就能快速获得所需信息。这不仅能提高人力资源的管理效率,而且便于学校高层从总体把握人力资源情况。
四、结合实际出发是项目实施的核心
实施过程分为三个阶段:
1、 实施前的需求分析与系统设计阶段
进行需求分析与流程设计占据整个项目实施周期多数的时间。在这个阶段,对西南大学HR管理者来讲,是一个整理和完善HR管理运作体系的过程,它有利于将以往离散的工作规范化、系统化;事先将客户的需求理顺对整个项目的顺利实施也起着决定性作用。因此,西南大学认真对待这一阶段的工作,而并没急于马上就要看到系统运行的效果。
2、 系统设置与客户化改造阶段
通过系统参数设置,充分满足学校人力资源管理工作的当前需求,从而实现学校个性化的管理需求。
3、 系统应用培训阶段
金算盘公司根据不同权限的用户,即负责不同业务范围的HR人员,设置不同的系统权限,也针对他们进行各自业务范围的应用培训,使客户在应用系统时也不会职权交叉。同时针对不同的二级单位进行培训,使二级机构也能运用人力资源管理系统进行日常事物处理。
五、项目管理中曾经发生的问题及如何克服
实施过程中着眼与西南大学的实际工作流程,金算盘公司为客户做了适量的客户化开发,适应西南大学这样的高校,特别是高等学校的特点,解决了例如教职工离职之后,追加部分奖金;审批手续不全而提前聘用;特殊教职工类别的变动等问题。既符合实际工作需求,又优化了流程。
在西南大学导入历史数据方面,金算盘公司顾问全力配合项目成员整理、规范历史数据,帮助西南大学梳理历史信息遗留问题,健全历史人员信息档案、变动记录。并同时在金算盘公司系统中保留了西南大学以前的人力资源管理历史信息。
六、实施效果
1.为西南大学教学评估工作小组提供了本科教学工作水平评估数据,对学校近三年的师资情况进行自动的统计分析(如在编师资的职称结构、年龄结构、学历学位结构、学缘结构、主讲教师情况、导师情况等),并提取各年度需要的各种数据,数据真实、可靠、完整;并在补充了新数据的同时,立刻自动统计出最新的各种数据,对评估工作的完成起到了很好的支撑作用。
2.实现了西南大学所有人员历史数据的导入、核对和管理。实现了历史信息的统计与分析。
3.顺利完成了全校30多个学院利用人力资源管理系统进行日常事物管理,学校领导可以通过管理系统获得所需要的人事基本信息以及统计信息。
4.学校教职工的基本信息通过教职工自身维护得到完善,建立了一个管理层和教职工交流的平台。
5.在系统规划和软件实施过程中,促进了管理上的规范,尤其是工资日常处理、校验、审批和发放业务。
6.通过优化业务流程,减轻了人员的劳动强度,提高了工作效率。
7.提升了薪资计算的准确性。
