如何做好内部沟通

　　沟通不只是告知信息的过程,更是反馈与回应的过程。

　　沟通是做好工作的基础。对于新任主管来说,如何进行沟通,又如何教育下属进行沟通,将决定团队的工作效率和结果。

　　沟通最忌“不充分”

　　在沟通中,有一个很重要的“六倍原则”,就是说重要的信息要沟通六遍以上,才能够让员工完全理解和记忆。

　　这也就意味著,新任主管需要做好思想准备,多花些精力在沟通上。不要相信什么心照不宣之类的假设,你要不厌其烦地与下属沟通,甚至沟通到你在说话之前,下属已经知道你要说的是什么才好。因为这就是沟通习惯的养成,也是团队沟通文化形成的基础。

　　沟通中另外一个重要原则是“充分沟通”。难道沟通了六遍还不够充分吗?不一定。这里的充分是指不仅要有足够的沟通次数,还要每次沟通都有效果,即每次都要有明确进展的反馈和结果。尤其是涉及几个沟通对象时,更要追问落实到何时、何人、何种程度。主管常常容易犯一个错误:沟通就是发布命令或告知;或者沟通就是“我知道了”,而没有回应。实际上,要想沟通有效,就要正确地理解对方意图,再给予对方积极的反馈。

　　还要强调的是,在沟通中有一个禁忌,就是对于同一件事情,不要每次都找不同的人沟通。因为这样就缺少沟通的连贯性,不能达成效果。

　　沟通方式依对象而定

　　沟通没有固定的模式,要依据不同的对象来制定,而且还要适应不同的沟通渠道。

　　当网络技术已经成为80后的生活方式,对于新任主管来说,利用新新人类的下属们最为熟悉的沟通方式无疑是最好的,诸如MSN、QQ、E-MAIL、手机短信等等。电话会议也是个不错的选择,熟练掌握它,即使你身在异地,也依然可以和下属毫无阻碍地沟通。

　　对于老员工,主管不能完全改变他们,为了沟通的有效性,必须运用他们擅长的沟通方式,比如:会议、电话、书面报告等方式。无论是哪种沟通方式,主管和员工都要做好及时反馈。

　　当然,采取何种沟通方式还要看针对的问题,在不同的问题上要采用不同的沟通方式,既能提高效率,也可以充分实现无缝对接式沟通。

　　沟通要有时间表

　　既然说沟通是一种文化,那么就要形成沟通的时间表。比如:每月的例会、周会、周汇报等形式,都是具有时间表性的沟通方式。对新任主管而言,在团队中注意给沟通做好时间表是大有裨益的。比如:一个项目在开展后,多少天至少要沟通一次;一个项目完成后,要在一周内进行工作汇报和总结;每天下班以前,沟通明天的工作内容和外出活动。有了时间界定的沟通,既有助于将沟通变为一种习惯,也方便主管有效地监控下属的工作,还能促进内部的经验交流。

　　沟通时间表不仅适用于部门内部,也适用于部门外。在跨部门沟通协作中,虽然你无法规定他部门的时间,但不妨采用“人盯人”的沟通战术,每一个时间段,本部门的一个员工都要和其他部门的员工进行沟通,以达成团队间的合作……

　　沟通要对下游负责

　　在沟通中,人们常以为自己和对方沟通到位就万事大吉了。实际上,与执行层做好沟通更为必要,否则之前的沟通就是徒劳。

　　因此,沟通要有流程。作为主管,你要给下属树立“对下游负责”的沟通态度。沟通的目的是为了给下一个环节更明确的指导,以减少重复的劳动和更有效率地开展工作。同时,主管一定要注重倾听,这有时比表达更重要。只有在了解了员工的真正困扰和需求后,才能更有效地进行交流和沟通。

　　在部门中,最大的沟通禁忌是隐瞒负面消息。如果员工从部门外了解到本部门的事情真相,并且事实果真如此,那么这无疑将严重地打击下属对主管的信任感。因此,沟通的基础是要真诚,既要报喜也要报忧,不要试图隐瞒坏消息,否则它带来的负面影响可能要比坏消息本身还要糟糕。