管理者与员工的沟通规范

　　前克莱斯勒CEO李·艾柯卡说:“你可能有很多好主意,但若无人理解,再好的主意也无济于事。”这反映了企业经营中沟通的重要性。企业中管理者与员工之间的沟通,是企业沟通体系中的重要两条沟通线。虽然影响有效沟通的因素众多,沟通技巧不胜枚举,但通过沟通规范培养沟通习惯是建立管理者和员工沟通的有效途径,下面提出了一些管理沟通中对管理者和员工的普遍规定,这些规定既可以作为沟通制度广泛传播,也可以作为沟通方法参考学习。

　　一、管理人员沟通规范

　　管理者在企业的沟通活动中担任了重要角色,为信息的传递起着承上启下的作用。管理者不仅是探路者、指引者和影响者,更重要的是行为者。在企业内部业务沟通中,管理者应做到以下几点:

　　1、下达任务

　　(1)给员工下达任务时应明确几方面:“谁、何时、何地、何事、为什么做、怎么做、执行程度(目标)”;

　　(2)在进行工作指导时,不但要指出问题,而且要提供解决问题的具体建议;

　　(3)在出现新问题时,必须要及时更新责任的界定和任务的分配,在布置工作时应当更细致到位;

　　(4)在工作中设立适当的检查点, 按照本单位所设定规则和流程要求,追踪工作进度和质量,并且让下级清晰了解上级的追踪内容以及汇报方式;

　　(5)以正式文件的形式下达重要任务或需要了解接收者是否收到通知时,可在文中增加接收者回执项;

　　2、下行沟通

　　(1)鼓励下级对接受到的信息进行评价,了解其想法意见;

　　(2)让下属了解所授处理事务的权力,即哪些事情可以做决策。在决定授权水平时,需要考虑员工的能力、过去的表现、要决策问题的重要性等因素;

　　(3)各部门根据具体业务自行规定本部门成员上交报告的各项内容,且上级督促员工上交工作报告;

　　(4)上级在进行绩效辅导沟通时的需要了解的主要问题有:

　　1)员工的工作进展情况怎么样?

　　2)员工和团队是否在正确的达成目标和绩效标准的轨道上运行?

　　3)如果有偏离方向的趋势,应该采取什么样的行动扭转这种局面?

　　4)员工在哪些方面的工作做得较好,哪些方面需要纠正或改进?

　　5)员工在哪些方面遇到了困难或障碍?

　　6)管理者和员工双方在哪些方面已达成一致,哪些方面还存在分歧?

　　7)面对目前的情境,要对工作目标和达成目标的行动做出哪些调整?

　　8)为使员工出色地完成绩效目标,管理者需要提供哪些帮助和指导?

　　3、越级沟通

　　(1)向下沟通的方式以正式会议、企业内部出版物等为主, 正常的命令发布遵循逐级发布的方式, 除特殊情况尽量不要越级发号施令。

　　(2)越级指挥易造成多头领导, 下属无所适从, 工作难以安排,规定越级越部门不具有指挥权, 只有建议权。

　　4、及时反馈

　　(1)下级反馈信息后,上级应对反馈信息予以是否能解决、何时解决、如何解决的答复。各级主管如不能解决,应逐级向上汇报。

　　(2)给员工正式的、定期的并且是记录下来的关于员工表现情况的反馈信息(正面、负面),帮助员工加以改进。

　　(3)对下属提出的要求或意见要及时给予反馈,如果无法满足要求,应作出解释。

　　(4)定期的调查和小组会议要想产生效果,管理层必须对员工的问题和建议予以反馈,员工正确的建议应被采纳,不能被采纳的也要把否定的信息回馈给员工。

　　二、员工沟通规范

　　企业是因为有了自已的员工才产生效益,员工是构成企业的最基本要素,员工在企业内业务沟通中应做到以下几点:

　　1、向上汇报

　　(1)如果员工被指定去完成一项长期而持续的特别任务,如超过一月的营销策划案的制定、渠道的拓展等,应根据上司需要,采取适当方式定期向上级主管汇报。

　　(2)错误和失误必须马上汇报,掩饰过失会引发更大的不良影响。

　　(3)对未来问题和情况的预测也要向上级汇报。

　　(4)超过两页的汇报应附加汇报摘要。

　　(5)主动汇报任务的落实情况,进展到什么程度,有没有做好,收到了什么实效。

　　(6)与上级沟通先准备好需要的资料,明确沟通需要达到的目的。

　　(7)员工工作中有争论的问题、需主管提出指导的事宜、要求公司政策区别对待的问题以及建议公司做出的改进需向上汇报。

　　(8)凡在公司内部工作期间,员工向领导汇报或商讨工作时,必须就某件具体事情交流,客观对待,绝对不允许带个人偏见地谈论工作中的人和事。

　　(9)向上沟通明确了解:自己的职责和任务、上司对自己的要求。

　　2、越级沟通

　　员工越级沟通的原则:

　　(1)所反映的事是可能对企业造成重大影响的关键事件。

　　(2)按正常途径向上级反映了3次以上且没有得到明确反馈(是否正在解决、是否已解决、是否能解决、是否已向上汇报)。

　　(3)“对事不对人”

　　满足以上三个原则即可向直接上级的更高一层管理人员申报。