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任何事情
都有其两面性
移动式管理带来
企业效率提升的同时
怎样应对它带来的挑战
当然,自盘古开天以来,就没有100%的绝对好事。
有一个总部在以色列的跨国公司,其老总有个特点,非常钟情于用手机邮件办公。在他带动下,分布在世界各地的分公司经理向他汇报、请示工作,也经常采用手机邮件的方式。
但方便工作之时,有一个让所有经理吃惊的事情:无论从哪个国家发邮件过去,不出10分钟必能收到老总从以色列的回复!速度之快令人佩服。最称奇的是,不论时差怎样,以色列是不是正处于深夜,都是雷打不动的10分钟内必收到回复——原来,这位犹太老总24小时开机,睡觉时也把手机放在身旁,邮件一来,马上阅读、回复。
这无疑是一位让人钦佩的企业家。
但沟通的在线化,带来的绝不仅仅是方便,也是对私人时间的打扰,甚至是一种对健康的破坏、疲劳的积累。像这位犹太老总精力充沛和敬业程度的管理者,毕竟是少数。而且他的持续工作状态,也很让人担心。
是的,任何事情都有其两面性。那么,移动式管理在带来企业效率提升的同时,管理者怎样应对它带来的挑战?
人性挑战:信息“频密”,谁难受?
一如早年IT化对企业管理的推动和挑战,最终IT化的价值要远远大于对管理的挑战。而移动式管理,就是IT化的延伸。
但如何看待可能的挑战?
金蝶友商网副总经理谷风对《中外管理》分析:最核心的挑战是带给中层管理者的,而非高层和底层。底层员工会因为移动式管理处理事情更方便、迅速而得到更多好处;而高层管理者完全可以通过对中层的授权和分工,避免移动式管理带来的打扰;但中层管理者,同一时间所要跟踪的事项较多,怎样在工作与工作间“切换”,以及工作与生活间“切换”,是个心智能力的挑战,同时也是管理软件厂商让软件更人性化、需要重点设计的一方面。
而从管理者自身的调适来看,由于“移动工具”的完善,对外的“借口”,特别是对自己的“借口”,都将大大减少。比如:真的一旦自己随时随地和员工一样“透明”和“机动”,自己随时随地会被“呼唤”和“请示”,而无法以“回办公室再处理”搪塞时,其“无处躲藏”的苦恼也不可小觑——“头儿”也是人,也有想偷懒的时候。
为此,管理者在需要专心处理一件事或想休息时,完全可以把自己设置为“静默状态”,没有非常紧急的事,就在事情告一段落后再集中处理。这也是“现代管理之父”彼得·杜拉克所建议的,21世纪的管理者,要善于用“批处理时间”来提升工作效率和休息效率——在随时会被移动式管理“敲门”的3G时代,这一点尤其必要。
文化挑战:“移动员工”的归属感?
无可回避,“移动员工”的大量出现,对企业凝聚力将是一大挑战:传统工作方式下,大家可以天天见面,有一个直观的互动——见面三分亲嘛!但是“移动员工”们直接的交流,会大为减少。
就这个问题的解决,日本丰田公司管理白领的DIPS系统(详见本刊上期《DIPS系统:丰田白领如何流水线作业》),对解此困扰很有启发。DIPS推广专家久保裕滋先生讲:“白领工人与蓝领工人之间最大的管理差别是,蓝领的工作可以看得到,而白领工作内容却难以视觉化,这就导致白领之间的配合度大不如蓝领。”那么对于移动员工而言,移动式管理带来的在线工作普及,恰恰可以很容易地让所有移动员工的工作内容“视觉化”,那么必然可以通过这种视觉化谋求一种新的交流和合作方式。
工作内容的视觉化,可以带来更多的工作配合。比如:一个员工要去一个地方,其他人的安排里也有这一项。那么不妨这个员工一次性地帮其他员工也处理事情,这样可能花费了他几十分钟,但是其他人的时间就省下来了。这种配合对提高组织整体绩效、增加员工凝聚力大有好处,交流和合作的深度比坐在办公室不仅没有降低,或许,甚至更高。
可见,交流方式的变化,并不必然导致员工关系的疏远,只要我们补充进更合适的合作方法。
不过,人毕竟是一种综合感知的感性动物。虽然交流的内容很重要,但有科学研究显示:在人与人的交流中,表情和声调所传递的信息,远比内容要多得多!这意味着,在移动管理时代,管理者必须更加促进员工之间的沟通,以及效能,实现员工感情的亲密与融洽。
您如果留心,会注意到:在送报发行公司,那些每天只能在早晨取报时见一次面的发行员,相互关系却是非常密切的。整个早晨排报、取报过程里,员工之间主动帮忙和善意对话,都给那个宝贵的清晨增加了价值。而网点负责人,也在有限的相处中表现得极具亲和力,大声说的话都充满了对员工辛苦的体谅和感激。这种管理状态,对移动中的员工和组织都非常重要。而且,你会看到员工们自己办的“山寨”春晚、平时小活动上的各种照片贴满了工作场地,想来活动中的欢声笑语会长期印在大家脑海里。
所以,企业文化的重要性,在“移动管理”中的份量不仅没有减小,反而被提出了更高的要求——要在更少的见面次数中,既处理好更多的业务,又要切实增进团队凝聚力。
组织挑战:扁平与开放中的机制?
不论商学院,还是电视综艺节目,都有这样一个体验环节:让大家排成一列,用动作传递一些特定的信息(但不许写出来),往往传到最后一个人的时候,早就面目全非了。这昭示着企业内部传统沟通方式潜藏的信息失真危险,甚至在很多企业已经是现实。
但移动式管理在信息传递方面就有很大优势:信息可以一步到位地出现在人们眼前,不必层层传递。而且传统交流方式下,一个管理者最佳的管理人数是七个,而移动在线交流方式下,沟通效率的提高,管理者可能面对十几个下级也能应对。谷风认为:这是对传统金字塔式管理结构基础的瓦解,实际上推动着企业管理的扁平化趋势!
但企业能不能适应这种矩阵式交流和扁平化管理的趋势?
首先,扁平化对理顺管理关系提出很高要求,不能多个领导对同一个事情都发出指示,哪怕他们都能很方便地了解到;其次,扁平化管理下,对管理者的决策能力提出了挑战:平时一天面对几个决策事项,而一旦面对的下属增多,一天面对十几项决策的时候,怎么避免决策偏差?
解决方案是,如果企业要推动移动式管理,那么在管理权上要考虑做出相应的改变:把管理权分为决策权、建议权、告知权和否决权,细化管理者,对权限有个明确的分工。这样,即使同一事项多个领导都关注到,但是管理权限是有明确区分的;而且,没有决策权的管理者也可以行使建议权,或者享受告知权,便于有决策权的管理者“兼听则明”;而对于更高级别掌握公司整体情况的管理者,则享有否决权,维护公司的整体利益。
另外,移动式管理带来的矩阵式交流,将大大提高企业文化的开放性。传统的固定管理平台下可能行得通的等级文化和封闭文化,在移动管理时代,可能面临崩溃。
对企业内部,下级对上级的开放(工作过程能够被直观地实时了解)、上级对下级的开放(大家都是在线状态,带来的了解和互动自然是双向的)都显而易见。而对企业外部,更多以前坐班的员工可以自由地在移动状态下工作,对外交流更多,其视野拓宽和观念多元,都将不可避免。这些“开放”,都将冲击原有企业文化。
为此,管理者要密切关注开放性元素中有利和有弊的内容——敏感地捕捉到进来的不利内容,尽早予以清除;同时敏感地抓住和消化其中的有利因素,促进企业发展。此外,在开放性环境下,企业建立怎样的决策机制,是上移还是下放,都是每个管理者要考虑的。
如何使得组织机制及文化适应这个“明天”注定会到来的冲击,将是管理者绕不开的新使命。
安全挑战:明天的“秘密武器”
除了以上几点外,移动式管理中信息的安全性,也是软件公司们正在为广大企业用户考虑的事情。
《中外管理》了解到:SAP对信息采用了128B这样行业最高级别的加密;恩信科技“云ERP系统”采用服务器外包给权威第三方的方式,以使客户放心。
金蝶友商网谷风更强调了他们特有的处理思路:即使黑客经过层层安全防护获得信息,但软件公司可以使这些信息的储备“无意义化”,就如同截获了电报,但是没有电报密码仍然无法读懂一样。金蝶的处理方式就是把信息按特定规则碎片化,分别储存在不同性质的高度防护的网络里,即使有世界级黑客在各网络里分别获取信息,但无法把这些信息关联出意义来,仍然没有用处!
移动式管理中,还有很多重要技术问题,例如:如何把企业信息互联网化,让人们全天候的访问和使用。另外,人们对移动式管理系统的感性体验如何,也决定着这些应用的发展前途。
但对这些问题,《中外管理》了解到,在3G这个“号角”下,管理软件公司、移动运营商、设备提供商等等,整个产业链已经兴奋起来,努力解决着相应的问题。
相信,全球性企业需求和技术进步的大势所趋,决定着移动式管理技术将成为越来越多企业的秘密武器!
观念挑战:人形不在,谁心慌?
但最大的挑战,还是来自“人”。这里的“人”,已远不是开篇所说的人的身体应变,更是指人的思维应变。
而这,是管理变革永恒的主题。
但与以往变革不同的是:以往管理者有动力,被管理者往往是阻力,但3G时代的移动管理,阻力很可能恰恰来自管理者自己。人们常用“浪潮”来比喻IT带来的巨大影响,而管理者的心智其实是“浪潮”冲击下的重灾区,只不过它从来就不像蓝领动辄罢工那么显眼。
传统的管理者,已太过习惯用时刻“看”到员工,并时刻“看”到员工在做什么——因而很多老板热衷于员工打卡——来获得与其说是组织的工作效率,不如说是自己内心的踏实感,甚至操控感。而操控感,是诸多管理者不言于表却深藏于心的精神追求。而移动管理下,一旦眼皮底下经常不再有“人”时,管理者内心的失落感、失控感,确实不仅仅靠“工具”本身能完全舒缓,而需要自身的调适。这种调适,一方面要潜心修炼“终日挥形,而神气无变;俯仰万机,而淡然自若”的心态,另一方面是切实对于究竟“什么是有效的管理”这个“原点”,进行重新反思……
这些,这些的一切,都是巨大的挑战,但也都是巨大的机遇。
这些,这些的一切,也许今天还没发生,但明天将注定涌现。
我们有理由相信:那位犹太老总,在看得见的未来,就将不再拘泥于通过手机邮件进行管理,而发现更成熟、更人性化的移动管理平台。同时,包括他在内的众多管理者,在掌握未来企业竞争的“秘密武器”外,也将掌握更好实现工作间“切换”、工作与生活“切换”的“心”式武器。
伙计,你准备好了吗?
