自来水市北有限公司人力资源管理信息系统的建设

      一、前言

      上海市自来水市北有限公司是集制水供水、营业销售、排管施工、管线养护于一体的综合性特大型供水企业，承担着为上海市浦西区域苏州河以北的杨浦、虹口、宝山、闸北、普陀五个区和嘉定区部分地区共305平方公里范围的供水重任，目前市北公司供水区域内总供水规模为297万立方米/日，拥有75毫米口径以上地下供水输配管线总长度逾3000公里，供应服务人口约400万，客户水表数130余万只，年供水量约8亿立方米。公司现有职工2500多人。下属有杨树浦、闸北、吴淞、月浦、泰和五家制水企业，还有沪东、沪北和宝山供水管理所及市北泵站管理所等15家基层单位。

随着经济发展的全球化，以“人力资本”为焦点的新的竞争时代已经到来。而市北公司市场规模的扩展，对供水水质和服务水平有了新的要求，在实现企业价值的过程中，人力资源部门面临着巨大的压力。随着企业经营战略的调整整合，人力资源部门必须尽快采取对策，从管理理念、工作习惯等方面转变自我，寻求突破。而人力资源管理信息系统的开发应用是提升人力资源管理的最好途径，利用计算机及其网络技术，融合科学的管理方法，辅助人力资源管理从业人员完成信息管理和职能完善的日常管理工作。

　　二、人力资源管理存在的问题

　　1、人力资源管理流程不够清晰，急需整合规范，从而有效缩短管理周期。随着公司的规模、业务的不断扩大，公司人力资源管理工作的业务和范围也在不断的扩大，客观上从人力资源管理的流程整合提出了更高的要求。

　　2、人力资源工作的规范性和多变性并存发展。以一个职能部门的角色，人力资源管理为企业提供服务必然要受到整个企业特性的影响。但是随着市北自来水公司现代化管理要求不断提升，人力资源管理的规范性逐步提到了日程上来，人力资源部又要根据以往工作的积累重新界定工作流程。所以，这种多变性和规范性将在一段时间内矛盾并存，呈波浪式向规范性上升发展。

　　3、异地管理问题。市北自来水公司管辖范围很大，非独立核算的水厂、泵站、管线管理所和独立核算的公司的数量较多，异地管理的问题提上了日程。如何快速有效地使子公司规范建立和运作，这就首先要求市北自来水公司从宏观上对各个子公司进行流程规范，明确权限，同时还要考虑厂、所和经营公司的差异、企业文化的不同，在部分管理细节问题上做到相对的独立和差异化。

　　4、资源信息整合共享，市北自来水公司自成立以来，人力资源信息由于条件所之，造成人力资源管理信息分散，并未形成一个全面、共享的信息系统，导致人力资源数据落后于实际的人力资源变化，使人力资源信息无法实时更新，无法共享，更不可能为领导的决策提供一个及时准确的分析，建立新的人力资源管理信息系统成为必须。

　　5、人力资源部角色正面临改变。随着人力资源业务的增长，HR部门从事务导向型正在向战略支持型转变。国有企业随着国策的变化，改革发展的紧迫感日益增加，企业领导对人力资源管理 逐渐提升到战略支持角色，传统的人力资源管理模式很难到达战略支持这一目标的。伴随着人力资源管理理论的蓬勃兴起，信息化浪潮正汹涌而至，随着微机、网络的逐步普及，二者的结合就成为时代的必然。

　　综上所述，自来水市北公司需要一套适合企业自身特点的, 有效的人力资源管理信息系统。该系统能提供基本信息处理、数据分析、决策支持等一系列服务，涵盖了人力资源管理的人事信息管理、招聘管理、考勤管理、薪资与福利、培训管理、绩效评估等非常全面的内容，并且内部各模块之间联系紧密、逻辑关系明确、流程清晰，能一步一步引导HR人员进行正确的人力资源管理的各项操作。我们引进嘉扬HRIS，同时要求嘉扬公司根据我们企业HR管理特点“良身定制”，进行个性化配置和修改。事实证明嘉扬HRIS完全响应了市北公司在人力资源管理上的需求。

　　三、人力资源管理信息系统项目准备原则                     

                      
　　我们追求的目标不单是技术的领先，更应该是技术应用的价值最大化。除非管理信息系统能带来质量更高的基本信息、支持更好的管理模式，否则它毫无价值。任何先进的管理技术，都只能作为实现企业管理目的的手段。因此，我们考虑了五点原则，它们是：

　　1、人力资源信息规划和评估

　　在实施HRIS系统之前，对自身作一个客观而充分的评估，要了解企业HR管理当前所处的阶段、实施人力资源管理信息系统的预算以及是否需要引入管理咨询等等，然后确定将要实施的人力资源管理信息系统的范围与边界。

　　2、流程规范、突出重点、讲求实效

　　在对人力资源信息化项目进行投资前，对详实的人力资源管理信息技术路线图/战略以及一个全面的人力资源服务模式要进行界定，要把人力资源管理信息视作人力资源和业务战略的一部分，通过规范人力资源管理流程，有效缩短管理周期，采用综合技术解决方案确定系统的功能。 把握项目实施中的关键点，寻找流程标准化和系统定制化之间的平衡点，正确定位，全局规划，分步推进项目的实施。

　　3、统一标准规范、统一软件平台

　　统一的标准规范及统一的软件平台，可以推进信息的全面共享。一个全面的综合人力资源解决方案的计划和实施需要考虑到各个方面，其中包括战略、企业、流程、人员、技术以及对相关变更进行管理的最佳方案。从决策层统一布署，从决策的高度保证项目实施的力度。

　　4、建立数据流、分析数据流程

　　从数据规划的角度采讲，如果要实现市北自来水公司的系统集成、信息共享，必须经过数据分析，按照数据流的形成、增减、变化趋势来认真分析人力资源管理中的各个环节的工作。通过基础数据储存，提高人力资源管理工作效率，这一步工作进行的越深入，形成的数据分析就越准确，那么将来数据模型就越稳定，信息化方案成功的可能性就越大。

　　5、网络化的延伸

　　数据模型建立后，数据得以在各个模块间流动、交换，公司和各厂所之间的工作更多是基于网络完成的。全员参与到人力资源管理中来，无纸化办公。任何分支机构无论地理位置由多远，只要有网络相连，客户端只要有WEB浏览器，就可以访问公司服务器上的相关信息，提交和更新自己单位的人事信息，实施起来不仅简单而且容易维护。

　    四、市北自来水人力资源信息系统包含的范围和功能

　　4.1 组织结构

　　1、组织结构构造系统

　　提供组织机构定义和重构的功能，实现了企业的组织构架、岗位、职务、职称体系的定义和管理，以直观的地图形式显示的组织机构分布图，很全面系统的显示出了公司的总体架构及各级职位的递阶关系，通过链接进入可以得到每一级别的单独图形，更加方便实用。

　　2、人事管理系统

　　对员工信息进行全面的管理；对人员入职、转正、调动、离职等人事业务的管理；实现在职员工库、外部人才库和离职员工库信息的自动流转；提供企业管理所需的各种统计报表，通过与EXCEL等的结合可以很方便迅速的处理大批量的数据更新。

　　3、薪资福利系统

　　灵活定义薪资福利体系，对薪资级别、工资基本数据、社保缴费基数、薪资计算项目和公式进行设定、维护，灵活查询薪资明细，并且根据薪资结算的结果整理提供了相关财务方面的接口信息。自定义统计报表，并根据员工的考勤记录处理薪资；强大的薪资分析统计功能，为薪资决策提供依据；可以多成本计算不同的薪资项目，实现薪资按成本中心的分摊；专业的福利模块，可以有效的管理员工的各项福。

　　4、考勤系统

　　考勤规则的灵活定义，提供和考勤机的接口，考勤结构信息和薪资系统相连，员工请假和休假申请通过自助服务进行在线处理，提供员工考勤日报表和月统计表。通过对各种假期、加班、排班等类型的定义，减轻了频繁的输入过程，通过对考勤数据的分析可以为薪资部分提供更加可靠的数据，系统汇总员工请假、加班数据，自动比对考勤机数据，根据规则自动分析，并能自动汇总异常数据，提交处理，新投入使用的门禁考勤管理系统做到了与考勤原始信息的自动交互，减免了业务人员的日常繁琐的数据采集工作，大大减轻考勤人员的工作量。

　　5、招聘系统

　　根据年度人力资源规划和各部门网上提交的人力资源申请，制定年度招聘计划；网上招聘、考核；对招聘活动和面试点管理，招聘成本分析；人员的自动甄选，利用电子邮件通知应聘人员；应聘人员档案自动保存于外部人才库。通过对招聘流程的严格监控可以杜绝乱招、多招等情况，并可为公司的未来人才总体发展情况提供详细策划。

　　6、培训系统

　　根据网上培训需求调查结果制定培训计划；利用网上培训教室进行在线培训和在线考核评分；记录员工培训档案；培训题库管理；培训课程的在线评估；建立教师档案管理；培训成本核算，有效的解决了培训实际与公司培训规划相脱节的现象。

　　五、项目组织实施

　　整个项目于2004年7月正式立项并开始业务调研开发，2005年4月进行系统安装和并行测试。在经过6个多月的试运行后，于2005年10月24日—10月31日完成项目功能验收。项目实施的过程包含五个阶段：需求调研和分析、客户化、系统配置和数据导入、培训、试运行。
 

　　第一阶段：需求调研和分析

　　建立管理信息系统第一步就是需求调研和分析，首先我们协助嘉扬对我公司人力资源管理现状进行了全面的了解。配合我们的需求和对系统的期望目标，嘉扬公司依据多年的实施经验，形成一系列调研文档，协助我们理顺需求，提出了相应的解决方案。这一阶段在双方的密切配合下最终形成需求调研和分析的文档作为项目最终验收的依据，双方有了一致的详细的目标，从而使项目容易顺利的开展。

　　第二阶段：数据库的设计和二次开发

　　嘉扬公司根据双方确认过的需求调研书，数据分析师根据需求调研文档进行数据库设计，梳理其中关系，设计了数据库结构，为系统搭建了良好的基础。利用他们独有的可视化的平台，针对市北公司个性化的HRIS需求，分别就每个模块进行了系统二次开发和内部测试，对系统进行客户化，以满足我们的量身定做的个性化需求。系统是开放的，所有开发的文档都提供共享，方便我们对系统的掌握，为该系统在我公司的应用创造条件。

　　第三阶段：系统配置和数据导入

　　人力资源管理系统软件调试完成后，在我公司硬件完善和网络正常的条件下进行了该系统的安装调试，同时根据要求对系统参数进行配置，整理原有的数据并导入到新的系统中，再把HR数据分批校对，我们共同对所有业务流程进行测试，调整修改直到正确为止。

　　第四阶段：培训

　　应用培训：可以分为三个层次，一是对HR管理层的培训，针对公司本部和下属企业HR部门负责人等，培训内容包括系统HR流程控制、系统操作等，大家在HR软件如何满足企业管理需要方面达成共识；二是对HR基层操作用户的培训，针对各个模块的操作人员，培训内容主要是软件的使用等；三是对系统管理员的培训，包括系统维护和系统二次开发方面的知识。

　　第五阶段：系统试运行和项目验收

　　系统上线以后，系统进入试运行阶段，通过试运行，进一步了解系统的使用和维护，及时解决了存在的许多细小的设置、应用等问题。期间任何问题，嘉扬公司的服务工程师都会及时解决，基本完成了整个系统与用户之间的"磨合"。整个项目由领导和专家进行了验收，嘉杨公司交付实施文档项目计划书、实施方案、实施报告、培训报告、测试报告，项目顺利完成。

　　六、项目效益和总结

　　1、在使用HRIS之后，一方面使人力资源管理者从繁忙的文件处理工作中解脱出来，另一方面通过对人力资源数据流程的进一步改善，从公司相应的部门和厂所获得更多有价值的信息，为企业人力资源战略的制定依据，节省了企业的人力、物力。企业人力资源管理部门就可以真正实现从“成本消耗”部门向“价值创造”部门的转变。从长远的角度分析，这也是系统隐性节流的最佳体现。

　　2、提高了人力资源管理的水平和质量，各厂所的数据信息的高度整合将大大加强部门之间的信息沟通，方便了HR部门对人力资源现状的掌握，系统提供的数据分析功能，能够对人力资源状况进行分类的制表、制图，为管理者提供了一个较好的分析工具。人力资源信息系统提供的数据使得领导者在进行管理决策时能够做到有根有据，而不是依据经验和直觉做出决策。促进企业实现人力资源管理工作的科学化和规范化，提高了工作效率，降低管理成本。

　　3、建立全员参与的企业文化，增强组织的凝聚力。先进的管理体制能使员工发挥最大的潜能，为企业创造利润，其自身也得到利益。员工以公司以及能为公司服务而自豪；同时企业也因为员工的支持而不断壮大和发展，提高自身地位和形象，建立了这种良性循环后这就是一种双赢。

 　　4、这套系统的二次开发解决了与门禁考勤数据的关联和对数据的自动处理，减免了业务人员的日常繁琐的采集工作考勤记录等，并且根据薪资结算的结果整理提供了相关财务方面的接口信息，人力资源数据记录工作的自动化可以大大提高人力资源管理工作的效率和准确率。

　　5、在业务实施方面，B/S与AutoMail达到了完美结合，使招聘、培训、申请与审批等流程达到了畅通流转。提醒随处可见，本项目实施中将审批信息与自动邮件紧密联系在一起，使提醒随处可见，改被动查询为主动提醒。