稳住e-HR的“军心”

　　很多企业采用e-HR(电子化人力资源管理系统)、HRMS(人力资源管理系统)和HRIS(人力资源信息系统)来规范人力资源管理，改善信息的沟通环境。

　　经过痛苦的实施，e-HR系统终于上线并投入了实际运行，有些人就认为万事大吉，于是解散了项目组，项目参与人员也被赋予了新的工作。由于忽视了e-HR系统上线后的后续支持和系统维护，从而给日后系统的正常运行埋下了很多隐患，甚至导致灾难的发生。

　　松懈维护的弊端

　　由于e-HR系统管理了包括薪资在内的员工个人信息，其中有些信息对公司和员工个人来讲可能是高度机密的。因此，系统的实施、日常管理和维护往往是由企业里的HR人士来负责。相对来讲，他们往往会由于工作内容和经验局限，缺乏IT知识和系统管理知识，不仅不了解e-HR系统维护的重要性，也不了解e-HR系统维护到底要做什么，怎么做?要求他们来负责企业e-HR系统的维护，往往也是勉为其难。

　　即使企业里的IT人员参与了项目的管理和维护，但由于相对于企业的ERP等系统而言，他们的精力往往较少用于e-HR系统，再加上项目实施过程中，通常是供应商的实施顾问扮演着重要的角色，企业里的相关人员对系统的理解不够深入。

　　因此，有不少的企业在e-HR项目投入运行后，一直没有建立系统的维护制度，只是松懈地维持系统的运行。其后果不仅可能会造成系统里的数据不准确、不完全，系统里的数据杂乱无章，要用的数据不全，无用的数据在系统里到处都有，整个系统缺乏可用性，同时还可能造成重要数据的丢失。

　　由于对软件系统了解不够深入，又缺乏完整的系统设置文档，企业里的人不能根据政策的变化，及时正确地修改系统设置。找外部实施顾问来帮助，他们对本企业的状态又不了解，要化费大量的精力来了解企业的相关设置等等。这样，将e-HR从HR管理的有效工具变成了企业变革的一个包袱。

　　松懈的维持给e-HR系统带来伤害(甚至是灾难)的例子很多，领导的责怪、用户的抱怨、重复的劳动、重要数据的丢失、不能快速而准确地提供报告等等往往都和没有建立完善的系统维护不无关系，而最大的伤害之一就是对系统失去信心和信任。

　　e-HR缺乏有效系统维护的危害，会随着使用的深入和时间的推移越来越明显。这就需要我们“未雨绸缪”，从以下几点入手。

　　专人负责、定期进行

　　系统维护必须有专人负责，建立系统维护计划，定期进行系统维护。e-HR通常的毛病是在系统出了问题或者是有了要求(on demand)时才考虑进行系统维护，即使目前是大错不犯，也会小错不断。同时，系统维护人员不仅要有较强的IT基础，而且还需要对HR方面有一定的了解，熟悉企业里人力资源管理部门的具体业务，在时间和精力上也要有一定的保证。

　　系统维护从建立原型系统后开始

　　e-HR系统维护不是在系统上线后才开始考虑，而应该在建立了系统原型后就应该着手考虑和进行。一般来讲，系统原型建立到系统正式上线会有一段时间，其间很多原有的和采集的数据会源源不断地转入系统中，而系统管理的信息又是动态的，每天都可能有变化发生。完善的系统维护会帮助系统在实施完成后系统切换的正常进行，减少切换过程的忙乱和可能的重复劳动。

　　有效的检查、沟通和培训

　　e-HR系统中保留的很多是有关员工的个人信息，在将信息更新的工作交给相关人员的同时，也给如何检查和保证相关信息的及时更新带来了挑战。

　　e-HR系统的特点之一是数据的“不规范性”，如在工作经历(Working Experience)中，不同的用户可能会对系统要求的理解不一致，有些员工的工作经历过于琐碎，而另一些员工的则可能会过于笼统。如何保证e-HR系统管理信息的一致性，也会随着系统使用的深入而暴露出来。同时，系统的设置也会随着公司相关政策的变化和不同用户的要求，而不断做调整和修改。因此，必须建立有效的沟通和培训渠道，确保系统的要求和变化能及时通知到每一个系统用户。

　　定期系统清理和备份

　　在系统运行一段时间以后，我们会发现系统里逐渐会积累很多结果不正确、目的不明确、甚至是无用的查询、报表，它们的存在会大大地降低系统的可使用性。试想一下，面对系统中数十个甚至上百个查询，用户不仅难于找到他想要的结果，而同一种查询往往会有很多个类似的查询在系统中存在。由于建立查询的方法不一样，有些相对通用，有些是临时用的，条件设置不同，运行结果也会有差异。这些查询逐渐就成为了系统的垃圾。同时，大量的、很少使用的历史数据在系统中也会大大降低系统的运行效率。

　　因此，根据系统运行管理规则，定期地清理系统中的无用查询和报表，定期卸载历史数据，在需要用的时候再恢复它们，则可大大地提高系统的运行效率。

　　对于e-HR系统，有人有一种错误的看法，认为所有的操作和数据都会存放在数据库中，实际上并非如此。通常的做法是将某些重要的数据，如薪资、绩效、职位、组织机构等，保留完整的历史信息，而大量的历史信息则不会存放在数据库中，有规则的数据库备份可以保证用户在需要的时候通过恢复数据库来获取当时的状态和信息。

　　建立运行日志档案、更新系统设置说明和用户文档

　　很多用户不愿花时间来编写和更新系统有关文档，即使在系统实施阶段编写了文档，也不能在以后的工作中根据变化保证文档的更新。在e-HR系统投入运行后，一般来讲，系统维护工作应包括系统设置文档和用户使用文档的编写和更新及系统运行日志的建立。建立系统运行日志档案可以有效地记载系统运行中出现的问题，在未来的使用中避免犯类似的错误。

　　全面、准确和易理解的系统设置文档有助于对系统设置的理解，为系统设置的修改和将来系统的升级提供了有效的说明。而作为有效沟通手段之一的用户文档，则可以帮助用户更好地理解系统的要求，熟悉新的操作流程和操作方法。

　　系统维护对于熟悉IT的专业人员，特别是从事ERP、MRP II的专业人员来讲，可能会非常熟悉和了解，但对于e-HR这样一个IT专业人员较少关注的新应用领域来讲，还远远没有得到应有的重视。建立和实施系统的维护计划可以帮助你的e-HR系统规避风险，提高系统的可用性和用户对系统的信心。未雨绸缪，才能扬帆远行。