晋升对于任何人来说都是好事,当你刚被提升为主管时,你肯定非常兴奋,这毕竟表明你以前的工作得到领导和同事的肯定。
从来没当过“官”的你,晋升为主管就意味着新的机会和挑战。如何应付这一新的职务,是一个试验的过程。新任主管必须理解,他们的责任不在于工作本身,而是人力的管理,确保所有人顺利的完成工作。身为一名主管,最应该放弃的就是对于技术性工作的直接责任。
“与过去担任基层员工最大的不同,就是现在的我必须依靠自己的属下。我的属下就好比是汽车的汽缸,我必须让所有汽缸顺利的运作,如果其中有任何一个出了差错,车子就无法开动,”一位主管说道。
管理是解决问题,而不是监督
许多新任主管对于管理的认知,以为是做好监督的责任以及掌控进度,顺利达成结果。然而,不论是对于自己的属下或是所有与完成工作有关的人,管理的积极面其实在于解决问题、做出决策、以及提供资源。
“我的业务将我视为他们的问题解决者,当他们面临困难、需要协助、或是需要其他资源完成交易时,就会找我一起讨论。他们希望我成为一个咨询者,提供意见。”希尔访问一位主管时说道。
另一方面,主管不应过度介入属下的工作。除了特殊的紧急状况之外,你只需要提供建议或方向,真正执行的人是你的属下,而不是你。
你要以看广看远的企业经营者自居,不再是只顾着自己的专业工作者。
不论你是第一线的基层主管或是中高阶主管,你都必须具备企业经营的思维。你再也不是一个专业工作者,而是一个企业经营者。如果你是行销主管,你该做的不是成为更优秀的行销人员。专业技能的提升不再是你的工作重点,你要做的是学习成为一位通才,了解不同部门的运作,才能有效的协调工作的完成;你必须扩大自己的眼界,采取长远的观点。
身为企业经营者,你必须具备的两大能力为:协调冲突的能力,以及建立在组织中的影响力。
学会在各种冲突之间权衡折衷
当你只是一位业务或是信息技术人员时,你的焦点只有你自己,但是当你身为主管,你的焦点是企业整体。所以你必须面对不同的部门、不同的人,建立不同的工作关系,同时负担多元的责任,而且必须在相互冲突的力量之间权衡折冲。你的目标不是突显自己的成就,把工作做到最好,而是平衡相互冲突的利益,并得到最恰当的结果。
新任主管必须认清一项事实,管理的角色本身就存在有许多的冲突与模糊地带,你必须接受妥协下不完美的结果。当你思考任何问题时,都必须更周详的考量,必须顾及更多的面向,你的任何决定都会牵涉到其他更多的人以及更多的事情。
“我就像是协调长,必须平衡我的属下权益以及公司的需求;在达成企业要求以及维护属下权益之间取得平衡。个别完成工作目标并不困难,问题是我必须同时达成相互冲突的目标.”一名主管说道。
善用非正式权力影响他人
当你必须权衡各种相互冲突的利益,同时又需要其他人的协助来完成工作时,如何善用自己的权力去影响别人就变得非常重要,特别是如何让其他与你没有直属关系的人达到你的工作要求?
“许多新任主管不知道,除了职务头衔所赋予的正式权限之外,他们还拥有其他的权力来源,例如专业、过去的成就、在关键人际网络中的位置等。”希尔说道。
1.专业。你的专业愈是独特以及重要,就能建立自己的信用,更能强化职务所带给你的权力。当然,这里所谓的专业与技术性工作无关,而是前面所提到的概念性以及人际关系相关的专业。
2.过去的工作经历。这里所指的是与组织相关的经验以及成就,重点不在于你过去曾有过哪些显著的成就,而是你如何达到这些成就。拥有正面经历的人更能拥有稳固的权力。
3.努力。如果你对工作的投入超出预期的要求,也较能赢得他人的肯定以及认同。认真的人总是比别人多一分的优势。
4.曝光度。如果你的工作表现或是成就能够让组织内的关键人物知道,可以有效的建立你的权威性。你必须把握任何可能的机会,让这些人知道你做了些什么。
5.人际关系。在组织内重要的人际网络中占有重要位置,同样能扩展你的权力或是影响力。因此,对于新任主管而言,如何建立有效的人际关系是非常重要的。首先你必须知道未来需要哪些重要人物的协助才能完成工作?又有谁需要你的协助?哪些人的反对可能为影响工作的完成?
同时,应该站在对方的立场思考:你和其他提供协助的人之间,到底有哪些不同(例如目标、工作模式、压力等)?是什么因素造成这些差异(可能是绩效制度的不同)?可以透过什么方式强化彼此的关系?
也许不同的职务类型,需要不同的特定能力,但是,无论你在行销部门、产品部门、信息部门,无论你是基层主管或中高阶主管,这两种角色定位是永远不变的法则。
每位新任主管的成长都是在“犯错”的过程中成熟的。“犯错”不要紧,重要的是把这些错误降低到最低限度,并且不让它影响工作。为了避免错误,让你少走弯路,我们特总结了以下经验。
错误1 立即使用主管的权威
有的新任主管为了尽快树立自己的威信,他们常常发号施令,要求别人服从,而不考虑下属们有什么想法和感受。
对策:寻求“贵人”相助。所谓“贵人”不一定身居高位,他们在经验、专长、知识、技能等方面比你略胜一筹,也许是你的师傅、同事、同学、朋友等。刚任主管,你千万不要以领导自居,相反应该“不耻下问”,向自己的下属征求意见和建议,相信“三人行,必有我师”。有贵人提携,一来容易脱颖而出,尽快获得成功,二来就算不慎办砸了事也能有所庇护。
错误2试图控制每一件事
有的新任主管,为了图“表现”,就会事事出风头,不许他人做决策。如果某位员工在执行任务过程中遇到问题,他会把工作接过来自己做。可结果呢,欲速则不达,自己累得够呛不说,事情也不一定会做得好。
对策:对于任何管理者来说,所要学的最难的一件事就是如何懂得及时授权。理想的主管并不会亲力亲为,而是确保工作有人去完成。
错误3偏袒老朋友
一个人不可能没有朋友,但一旦朋友有事相求,你或许就会放弃原则,两肋插刀。实际上,在同一个单位,领导的偏袒会引起员工的怨恨,将矛盾激化。
对策:应该让所有员工都知道,晋升、加薪和重要任务的安排都是基于每个人的长处,而不是你跟谁是朋友。坚持公平、公正、公开的原则,奖励那些应当受到奖励的人,对于做好你的工作更有利。
错误 4表现出“我还是原来的我”
许多新任主管在对待自己的下属时,为了不脱离群众,在下属征求主管意见时,总是表现得优柔寡断,通常对下属说“你看着办吧”。但事实表明,这样的做法只会给人信心不足,没有领导才能的印象。
对策:由于职位的不同,自己的职责与原来不一样,升任主管后应该对部门内的员工采取一种新的态度。在自己的职责范围内做出决策是你应该做的事,既然是领导就应该做出领导的样子。
错误5满足领导要求,忽视下属需要
有的新任主管为了在领导面前极力表现自己的能力,他们通常会密切注意高级管理层的要求,而忽视了部门内员工们的需要。这样的做法,虽然在短时间内能获得领导的赏识,但没有群众基础的主管是不可能真正做好工作的。
对策:部门主管是高级管理层和员工之间的润滑剂或缓冲物。好的主管应该起着“上传下达”的作用。