人力资源管理信息化步步走

　　HR管理者:成长的烦恼

　　中国的许多HR管理者在经历了先进的人力资源管理理念洗礼的愉悦与兴奋后,又陷入了另一种迷惘的境地:他们一方面希望不断提升自身管理的层次,却又不得不整天处理各种烦杂的行政事务;他们制订了详尽的HR管理制度与各种各样的表格,却在执行时发现流程不顺,效率不高;他们希望为企业的中高层管理者及员工提供更好的服务,却发现自己总是为理顺各种关系而忙得焦头烂额。

　　这是许多HR管理者成长的烦恼。其实,要想HR工作更有效,不仅要解放思想,更要解放生产力,即通过压缩例行事务的处理时间,使HR管理者能考虑更多战略层次的问题。信息技术在人力资源管理中的应用,将有力地帮助HR管理者在这多变的环境中应付自如,顺利完成角色的转变。

　　HRMS与eHR

　　信息技术本身只是工具,是手段,只有当信息技术与管理技术实现了完美的结合,才能发挥其巨大的威力。 HRMS (Human ResourceManagement System,人力资源管理系统)就是对信息技术与人力资源管理技术结合的最佳定义。好的人力资源管理系统,既是HR管理的信息处理工具,更应是规范HR管理的方法论。如果只是简单的信息处理工具,其更适合的定义应该是HRIS(Human Resource Information System,人力资源信息系统)。

　　在过去,HRMS是面向企业HR部门的业务管理系统,用户对象主要为企业HR管理者。随着Internet/ Intranet技术的出现,企业内外部的信息流变得更快捷通畅,信息流对企业管理体系的影响也变得越来越深远。对于HR管理而言, Internet/Intranet技术将使得HR管理体系随着信息流的延伸或改变而突破封闭的模式,延伸到企业内外的各个角落,使得企业各级管理者及普通员工也能参与到HR的管理活动中来,并与企业外部建立起各种联系(最典型的莫过于网络招聘)。这就是所谓的网络自助服务（Self-Service）概念。网络自助服务是建立在HRMS基础之上的，是对HRMS功能的扩展。HRMS与网络自助服务（Self-Service）一起,就形成了企业完整的eHR解决方案。

　　HR管理信息化的三个层次

　　就目前来看,企业引进入力资源管理信息化解决方案的目的主要有三个层次:

　　第一层次:提高HR部门的工作效率

　　影响HR部门工作效率的因素主要包括:

　　每月的工资计算与处理;员工的考勤休假处理;员工信息管理等业务内容。这些事务往往要持续占据HR管理人员的大量时间。手工操作不仅效率低下,而且容易出错。因此,对HR部门而言,人力资源管理系统首先要解决的是如何提高他们的工作效率,使管理人员从日常事务中解脱出来,考虑更具战略意义的问题。这使得HRMS系统中的员工信息管理模块、薪资福利管理模块、考勤休假模块等成为HR部门采购软件时的首选。

　　第二层次:规范HR部门的业务流程

　　当HR管理者从繁杂的行政事务中抽身出来之后,他们往往希望规范人力资源运作体系的业务流程。招聘流程、绩效管理流程、员工培训与发展流程、员工职业计划、离职流程等的设计都将进入HR管理者们的考虑范围。如果eHR系统不仅能将HR部门的工作职能完全覆盖并划分清楚,而且能将经过优化的业务流程在系统中体现,无疑将获得HR管理者的青睐。

　　第三层次:为企业与员工提供增值服务

　　从发展趋势上看,企业人力资源运作的重点将从行政事务管理向企业战略伙伴方向发展。过去HR部门将大量的时间和精力用在重复的行政性事务上,习惯坐等业务部门提出服务需求,而在增值服务上花的心思不够。事实上,对HR部门而言,企业管理者与员工就是他们的客户,而如何为这些客户提供增值服务、能否提供增值服务是事关HR部门未来的发展战略问题。比如,如何根据企业战略制定人力资源战略;如何通过合理的招聘技术与测评技术为企业选择合适的人才；如何通过工作分析技术以及相应的绩效管理体系来提升组织与个人绩效;企业领导如何能方便地了解企业人力资源的各种状况；直线经理如何参与自己部门的人力资源管理;员工如何从规范的人力资源管理中受益等等问题,都是需要HR部门花心思去考虑的。因此,在这个层面上,eHR系统如果能提供人力资源规划、总经理自助服务、直线经理自助服务、员工自助服务等功能,并能集成招聘技术、人才测评技术、职务分析技术以及绩效管理体系等HR管理技术特征比较明显的功能,势必将帮助HR管理者更好地为企业与员工提供增值服务。

　　当然,这里需要指出的是,eHR系统中涉及到管理技术层面的问题,最好的解决办法,应该是由专业的HR咨询机构通过对企业的人力资源管理进行分析与诊断(如果企业自身有能力,也可自行分析诊断),开出对症下药的处方后,再将结果装载到软件供应商的系统平台中去。用户应避免简单地要求软件供应商去完成咨询服务商擅长的工作。

　　如何选择eHR系统

　　用户在选择自己的eHR系统时,往往会综合考虑以下因素:

　　系统功能

　　方案可行性

　　供应商实力

　　服务水平

　　产品价格

　　在上述各因素中,后三项都是比较容易根据经验判断而得出结论的(当然,要充分评估结论的准确性也绝非易事),而对于前两项因素,如果没有适当的标准作指导,相对来讲就不太好把握了。用户在选择eHR系统时不妨从以下一些特征来评判其功能:

　　1.完整性与集成性

　　系统全面涵盖了人力资源管理的所有业务功能,并且对每个业务功能都是基于完整而标准的业务流程设计,是用户日常工作的信息化管理平台

　　对员工数据的输入工作只需进行一次,其它模块即可共享, 减少大量的重复录入工作

　　既可作为一个完整的系统使用,也可以将模块拆分单独使用,在必要时还能扩展集成为一个完整系统

　　2.易用性

　　界面友好简洁,直观地体现了HR管理的主要工作内容

　　采用导航器界面,引导用户按照优化的HR管理流程进行每一步操作

　　基本没有弹出式对话框,在一个界面就能显示所有相关信息,并操作所有功能,一方面信息集成度高,另一方面减少了大量对弹出式对话框的繁琐操作

　　3.网络功能与自助服务

　　对集团型企业用户而言,能提供异地、多级、分层的数据管理功能

　　日常管理不受物理位置限制,可在任何联网计算机上经身份验证后进行操作

　　为非人力资源部门的员工于经理提供的基于Web的企业内部网络应用

　　允许员工在线查看企业规章制度、组织结构、重要人员信息、内部招聘信息、个人当月薪资及薪资历史情况、个人福利累计情况、个人考勤休假情况,注册内部培训课程、提交请假/休假申请,更改个人数据,与HR部门进行电子方式的沟通

　　允许直线经理在授权范围内可在线查看所有下属员工的人事信息,更改员工考勤信息,审批员工的培训、请假、休假等申请,并能在线对员工进行绩效管理

　　总经理可在线查看公司人力资源配置情况、人力资源成本变动情况、组织绩效/员工绩效等各种与人力资源相关的重要信息

  　4.开放性

　　提供功能强大的数据接口，轻松实现各种数据的导人导出以及与外部系统的无缝连接可方便引人各类Office文档,并存储到数据库中,规范了人力资源文档的管理,并增加了文档的安全性同时支持所有主流关系型数据库管理系统以及各种类型的文档处理系统

　　　5.灵活性

　　可方便地根据用户需求进行客户化功能改造

　　可方便地根据客户需求更改界面数据项的显示

　　强大的查询功能,可灵活设置任意多条件进行组合查询

　　支持中英文(或其他语种)实时动态切换

　　6.智能化

　　系统的自动邮件功能可直接批量通过Email发送信息给相关人员(如通知被录用人员、给员工的加密工资单等),极大地降低管理人员的行政事务工作强度

　　系统设置了大量的提醒功能,以便用户定时操作(如员工合同到期、员工生日等),使得HR管理变被动为主动,能有效地提高员工对HR工作的满意度

　　7.强大的报表/图形输出功能

　　提供强大的报表制作与管理工具,用户可直接设计各种所需报表

　　提供了灵活报表生成器,用户可快速完成各种条件报表的设计,并能随时进行设计更改

　　报表可输出到打印机、Excel文件或TXT文本文件(如提交给银行的文件)

　　提供完善的图形统计分析功能(如柱状图、饼图、折线图等),输出的统计图形可直接导人MS Office文档中,快速形成HR工作报告

　　8.系统安全

　　对数据库进行加密

　　严格的权限管理，设定用户对系统不同模块、子模块乃至数据项的不同级别操作权限

　　建立日志文件,跟踪记录用户对系统每一次操作的详细情况

　　建立数据定期备份机制并提供数据灾难恢复功能

　　如何实施eHR系统

　　企业在实施eHR系统之前,首先要对自身作一个客观而充分的评估,要了解企业HR管理当前所处的阶段、实施eHR系统的预算以及是否需要引入管理咨询等等,然后才能确定将要实施的eHR系统的范围与边界。一方面,不能只是要求eHR系统简单地满足企业当前的HR管理需求,而要充分考虑eHR系统是否能为HR管理层次的提升带来帮助,另一方面,要从企业的实际情况出发,不能盲目地贪大求全,追求时髦,要尽可能做到量体裁衣。只有将自己准确定位,才能寻找到合适的解决方案。

　　在了解自己的需求之后,就要选择一家合适的eHR解决方案供应商。如何选择合适的供应商,在前面已经做过说明,这里不再重复。需要特别指出的是,eHR解决方案的实施过程绝对不是简单的产品买卖,而应该视为一个完整的项目。项目的实施过程将分为三个阶段:实施前与供应商配合进行的需求分析与系统设计阶段、系统实施与客户化改造阶段以及系统应用培训阶段。项目实施完成后,用户还应该与供应商进行售后技术支持的合作,以确保系统能适应企业HR管理不断变化的需求。

　　实施前与供应商配合进行的需求分析与流程设计阶段往往会占据整个项目实施周期一半以上的时间,这个阶段,对HR管理者来讲,是一个难得的整理与完善HR管理运作体系的过程,有利于将以往离散的工作规范化、系统化,对供应商来讲,事先将客户的需求理顺,对整个项目的顺利实施也起着决定性作用。因此,用户与供应商都应认真对待这一阶段的工作,而不应急于马上就要看到系统运行的效果。图1是一个典型的培训管理流程,图2则是体现了培训管理与其他HR管理职能的关联。用户可以按照这两张图所传达的思路来进行其他HR管理职能的需求分析与流程设计。

　　图1 培训管理流程

　　图2 培训管理与其他 HR 管理职能的关联

　　对系统进行定制化改造期间, 用户应与供应商之间保持频繁的沟通, 及时对需求进行确认，尽量避免不停地提出零散需求，否则容易导致项目管理地失控。

　　供应商在完成所有功能的开发之后,提交给用户的,还只是一个系统框架,并不能马上就运行,用户还需要在供应商的帮助下进行系统初始化与数据转换工作,使企业基础数据与员工基础数据在尽可能短的时间内迁移到系统中来。

　　系统框架加上企业/员工基础数据,就构成了完整的eHR系统的基础设施平台,相关的HR业务管理职能与流程就可以在这个平台上执行了。

　　此外,由于一套完整的人力资源管理系统覆盖的内容十分丰富,为尽快使用户熟悉系统的操作,用户在正式运行系统前应接受供应商关于系统使用的培训以及相关技能的培训。

　　最后需要指出,eHR系统实施成败的关键,在于管理者是否真正用它。只有在供应商与用户的共同努力下,才能为企业打造出适用、完善、专业的解决方案,才能为HR管理者所用。