四类错误的HRMS实施行为及避免措施

　　当更多的国内企业告别以前几千元一套的人事管理软件，而开始踏上花费数十万甚至上百万利用信息技术提升和改造人力资源管理的时候，纷繁复杂的各类问题便接踵而至。毕竟，数十万的花费购买的不再是一个人事信息管理系统和工资计算器，而是“购买”了一个通向实现战略人力资源管理的机遇。这个机遇就是利用信息技术规范或重新设计人力资源管理的业务流程，引入先进的人力资源管理理念和实践，重新界定人力资源部门的“产品”或“服务”形式。显然，这是一个需要领导者、部门经理、HR、员工等各类角色都要参与进来的IT系统项目管理工程。能否成功地规划和实施一套人力资源管理信息系统（HRMS），就取决于能否实现成功的HRMS项目管理。

　　最近，有机会与业内一家专业HRMS服务公司咨询服务部总监James就上述问题进行交流，他认为，由于很多企业并没有以严格的项目管理的意识和标准来规划和实施HRMS，于是，在为众多客户提供人力资源管理信息化服务的过程中，看到的更多的是没有清晰的方向和目标，没有规范的项目管理流程，没有评估的工具和指标，甚至是没有完整的HRMS项目管理团队等类似的不规范现象。“很多企业花费昂贵的HRMS即便是装在了服务器上，却束之高阁的多，充分利用的少。”James深有感触地说。

　　James结合自己五年来为企业人力资源管理信息化服务的经验，简单地总结了企业在规划和实施HRMS中通常会犯的四类错误及避免措施。

　　第一类：该做的工作没有做

　　在选购HRMS时，你很容易会被那些新奇和复杂的功能模块以及性能特色吸引，而你却忽略了一些最基本也是最重要的那些平凡的功能。应该记着：要拿着你详尽的需求文档列成的清单去选购系统，而不要被HRMS服务商兜售和吆喝的各种眩目的新奇花样所迷惑。

　　购买一套并不符合假设的需求的HRMS对于负责HRMS的人士来说是一件非常严重的错误。没有对具体工作和具体需求的适当的界定，谁又能够判定哪一个HRMS是适合公司的需要的呢？

　　有时，HRMS的需求定义是非常的松散。有时，需求会在项目进行的半中间进行修改。不管是哪一种，都会导致令人不愉快的经历。要避免这些，就得经常有效地沟通，以保证管理层和用户能够持续地达成一致的意见，从而保证HRMS的顺利实施。

　　一旦你界定清楚了你的具体需求，要积极主动地利用这些文档去评估和测试服务商的HRMS产品及其服务，并开始规划你的培训计划。在选购HRMS时，你很容易会被那些新奇和复杂的功能模块以及性能特色吸引，而你却忽略了一些最基本也是最重要的那些平凡的功能。应该记着：要拿着你详尽的需求文档列成的清单去选购系统，而不要被HRMS服务商兜售和吆喝的各种眩目的新奇花样所迷惑。忽略了这一点会使你处于危险的边缘。

　　最后，要确保人们接受到了充分的培训，以便使他们积极主动地、正确地使用系统。

　　第二类：用户不愿使用或者痛恨系统

　　如果用户从一开始就同意和接受企业规划和选择的系统，那么他们是非常愿意下功夫去学习如何使用系统的。

　　这一问题也可以归结为前一问题，但也是一个独立的问题。导致这一问题的最重要的原因就是项目规划和实施过程中缺乏用户的参与，而能够解决这一问题，使用户感到满意的办法就是让用户参与到需求的分析和界定中，并在系统进行完整设计时，也让他们参与进来。即使再忙，用户通常也是非常乐意参与项目的。起草一个工作规划和一个决策的程序，这样你才不会被项目管理委员会弄得左右摇摆。但一定要确保用户从一开始就可以参与项目。如果用户从一开始就同意和接受规划和选择的系统，那么他们是非常愿意下功夫去学习如何使用系统的。

　　一个刚刚成立一年多的竞争对手由于缺乏成熟的项目管理经验，而使本来规划一个月实施完毕的项目严重地拖延到了一年的时间，其中最重要的一点就是用户参与的不充分。据悉，那些将要使用自助服务服务的经理和员工都没能参与进来，导致系统实施之后，HR部门开始向经理和员工们推广自助服务的时候，遇到了极大的抵触和反感，因为他们非常想要的功能没有，而能够实现的功能因为还要下载和设置复杂的客户端软件而不受这些部门经理和员工的欢迎。最后，HR部门又不得不重新提交新的需求给这个HRMS供应商。

　　第三类：时间或者成本超支

　　为了避免这些超支，你可以把项目进行分解，分解得越细越好，以防止项目的“范围”（Scope）被蔓延。

　　这一问题会导致项目出现各种各样的麻烦。除非这种超支非常巨大，否则这个问题会被忽略（特别是如果其他问题被避免的话）。时间和成本通常很容易衡量的因素，然而，对经理们来说也是最显而易见会被忽略的。

　　如表1所示，超支的最主要的原因是在项目的规划、工作任务的预估和控制以及资源调配方面的失败引起。毋庸质疑的是，一个资历丰富的项目经理会最大程度地减少这些困难。为了避免这些超支，你可以把项目进行分解，分解得越细越好，以防止项目的“范围”（Scope）被蔓延。项目按时、保质保量完成的最好办法是，严格按照进度和预算完成每一个细分阶段，上一个阶段完成，再接着完成下一个阶段，否则扩大了项目的“范围”，导致项目拖延的危险就会来临。

　　第四类：不可信赖的输出和数据　　

　　从手工记录或者其他系统里转化到新的HRMS系统里，必须有适当的数据和信息输入审校机制，这样才能保证输入的质量，也才会产生可信赖的输出。　　

　　也许你已经听说过垃圾输入和垃圾输出这样的阶段，这也正好描述了从HRMS得到了不可信赖的数据和结果的现象。然而，很少有人故意输入垃圾信息到HRMS里。通常都是因为没有制定输入的标准和作出相应的监控措施而导致。从手工记录或者其他系统里转化到系统里，必须有适当的输入审校机制，这样才能保证输入的质量。　　

　　如何才能预防这些会产生垃圾信息的错误行为呢？首先，要制定向系统输入数据或信息的标准，在输入之前检查现有数据的准确性；其次，是对录入的数据尽可能地进行确认和验证；第三，在大规模或者完全实施之前进行抽样检测；最后，HRMS项目组需要制定HRMS的系统控制和审计制度，并加强对HRMS日常负责人士（有的企业设有专门的HRMS经理）的系统维护和更新工作的评估。

　　表1 错误的HRMS实施行为及避免措施