HR网站解放人力资源部门

　　人事工作花钱少些——省下来的钱体现在总结算帐上。以网络为基础的服务能节约纸面工作量，理顺收益，并帮助雇员们自己帮助自己。

　　人力资源 (HR)部门一直处于各种琐碎小事的包围之中。的确，公司需要有一些人来提醒新员工签订保险合同什么的，但管理层也不情愿看到顶尖的人力资源管理者在招到最优秀的人才的同时，却被繁琐的人事问题搞得焦头烂额吧？

　　基于互联网站的人力资源管理方案可能会对用人单位有所帮助。这些服务系统会使耗时的HR任务自动化，诸如：每周打一次报告，帮助起草员工手册，确定招聘人员的方向，甚至监控度假时间等等。更妙的是，员工能控制住他们自己的津贴，而不需要通过人力资源部。

　　专家认为，凡是拥有100名员工以上的公司都可以而且应该有一套适合自己的HR系统备用。好的系统能够减少维持公司运转的人事工作人员的人数，并理顺传统工作方式造成的混乱状况。

　　基于互联网站的人事工作服务系统的业务正在兴起之中。据Gartner公司的资深分析家本·普林的调查，计有35%的应用服务提供商将市场瞄准HR管理方案，其中，有10%是真正采用了互联网技术的。

　　但使用HR网站系统的商家还相对比较少。有一些公司，比如加州米尔皮塔斯市的一家办公室装修和家具零售商One Workplace，就赶上了潮流。其人力资源部执行主管认为，使用了此系统之后，公司的行政工作量减少了大约65%。于是，公司当局得以集中精力于更预见性的工作，譬如为本公司的每个职位制订其培训目标和方式等。从事人事工作的人员也因为做高级工作而得到高报酬，领导也宁可让他们这样做，而不是强迫他们去做繁琐的重复性纸面工作。

　　时间要用得合理——避免假期超时

　　基于网络的人事管理解决方案提供了先进的方法，可将繁琐的日常纸面工作转移给网络去办。马萨诸塞州纽伯里波特市的一家电子商务行销软件公司Genalytics的办公室主任一向习惯于使用电子表格来监控员工度假的时间——可是这种方法不管用。公司一直受这个问题的困扰：人们往往用掉比他们积累的假期更多的时间之后，离开公司扬长而去。但在eBenefits的VirtualHR服务的帮助下，Genalytics的员工不再能享受超过预定时间的假期了。现在这个系统每个月自动计算假期时间，领导的工作仅仅只是当员工们要去度假时将时间扣除。

　　网络工具也能提高管理者处理重要事件手段的档次。比如：在北加州的一家建筑软件开发商BuildNet公司里，当某位员工应该得到提升的时候，NuView System MyHRIS 中的报告工具就会自动通报给相关主管人员。以前使用Excel电子表格的时候，要了解这些员工的动向，就要向他们提问题、填表格，都不胜其繁。公司人力资源部执行主管对此深有体会。现在可简单多了，只要点击几下，就将事情办了。因为我们只需要在一个地方输入，就能管理所有的人力资源信息，就像另外雇用了一位效率特别高的员工一样。

　　而且，当某个员工要离开公司时，HR系统能迅速地处理大量的文书工作，包括发放最后的工资，计算假期补偿等。比如：当收到来自COBRA（保险延期计划）的索赔后，OneWorkplace的主观人员就不需要翻查自己的文件。公司的MyHRIS系统会自动处理。关于不必样样事情都记住这样的理念，是非常令人放心的——只要有电话打过去，必定能收到回信，主管人员只要认可就行了。

　　让员工自己动手

　　很多HR管理工具也包括下列功能：员工不需离开自己的办公桌就可以填写公司发的表格，安排并支配自己的津贴，甚至更改自己的401(k)账目设置。

　　顾问公司Groundswell的人力资源主管官员声称，公司已经将薪水册信息集中到了一起，因此员工能管理他们自己的工资、应扣税款和津贴。从前那些填写大量文本，然后等着人力资源部答复的时代已经过去了。

　　这得归功于VirtualHR在线指导程序，使用此项技术的公司领导为雇用每位新雇员办理手续的时间至少可节约半天。每招收一位新员工，公司的有关领导只要为雇员们建立一个文件，能容纳所需的电子表格就可以了。然后雇员自己找一个合适的时间将其填写完毕，表单会按照需要自动发送到相关的地方，领导就把花在这方面的时间都节约下来了。

　　Phoenix Resource公司则使用了能够实现自我管理的Simpata系统，使处理新雇员工作的时间缩短了。该公司的基层员工在频繁流动，所以公司的有关领导认为，公司领导方面要保持了解他们中谁有资格享受津贴，哪位员工需要什么等等问题，真是令人头疼的事。 公司方面希望符合条件的员工能及时接到通知，并能够自己去选择他们的保健机构，选择他们自己的牙科医师，或满意的保险提供商，并且自己与这些机构签定合同。

　　易如反掌

　　利用HR网站工具，非常容易地打出标准的工作报告。在人力资源工作中，管理人员可能需要了解某位员工被考察了多久，然后结合他/她在某个专业领域所受到的培训进行综合性的考虑，这时利用HR网站工具，就能很快地写出一份报告，而不必通过什么电子表格进行人工搜索，也不必到IT部门去询问下一步应该做些什么，功能达到这样的程度，简直令人吃惊。

　　管理者也能容易地掌握着全公司每一个员工的进展情况。比如：One Workplace为员工提供培训机会，是晋升员工的手段。网站工具MyHRIS使管理者能立刻准确地了解到员工的培训进度。于是，不过15秒钟工夫，管理人员就能对该雇员提出意见，说您已经学过这门和那门课程，是不是另外再学这门课，之后就能转到您想干的职务了。

　　在任何从事人力资源管理的专业人士的任务表上都有一个不可避免的麻烦：编制并修改更新员工手册。网络工具能让管理人员知道有谁读了手册、谁没有读过。旧金山的网站内容公司iSyndicate的人力资源部门使用Simpata的服务就做到了这一点。该公司的人事部领导声称，人事部建立了与员工手册的链接，其中包括了一份在线综合述评，其内容业经有关领导过目并同意。于是公司的人力资源部领导就能据以能生成一份报告，列出一份尚未阅读该报告的员工的名单，并且使用Simpata或者本公司内部的电子邮件系统，向名单上开列的每个人各发一份电子邮件，促使他们去读员工手册。

　　评测结果

　　ZD Smart Business将四个优秀的HR系统在本杂志的评测室中进行了评测，它们是eBenefits的VirtualHR,HR one的HR Desktop Gold,NuView的MyHRIS，以及Simpata的服务系统，并且彼此进行了比较。我们的测试者都是从事人力资源管理工作或是在工作中需要互联网的HR工具的人。

　　评测过程是这样做的，测试者先要增加一名雇员，对数据库的数据作出改动，并且将变化通知相关部门，最后生成并打印出一份报告。

　　四家服务商的评测结果是：eBenefits的VirtualHR取得了全胜。这套服务系统包括标准和符合使用惯例的报告生成工具，能自动管理员工文件，以及提出公司招聘人员的建议等。员工能登录并且了解公司的发展意图，监控度假时间，甚至申请休假等。该项服务还能提供与美国州政府和联邦政府就业法律网站的链接。VirualHR的服务价格是每个月每名员工3美元。少于10名员工的公司每个月支付30美元。

　　总而言之，测试者认为VirtualHR的导航直观，设计思路清晰，使该系统超过了其它几个系统。每个区域标出的标签清晰，使测试者能轻松地完成所要求的任务。增加一名新雇员非常快捷。用户对VirtualHR的交叉引用数据库打了高分，它能自动地将员工信息准确地分放到应该放的文件中。

　　尽管数据库编辑起来非常方便，可是VirtualHR的一些小按钮和检验框在开始使用时，会使测试者一下子搞不明白(eBenefits已经重新设计了界面，解决了地址导航的问题)。尽管有的测试者希望能生成更详细的工作报告，有的测试者则希望报告完成以后能回溯到原来的工作页面，但总的来说，生成报告的过程是非常顺利的。

　　HR one的HR Desktop Gold是亚军。这套系统提供了一系列自动化的功能，包括公司报告、员工手册和新员工指导工具。而且，员工能监控他们自己的津贴和假期时间。还能提供员工调查和反馈功能，以及员工表现的评价等。超过10名员工的公司每个月支付40美元，超过100名员工的公司每个月的费用是350美元。

　　大多数测试者都很喜欢HR One的主页外观和设计。这个网站所提供的不仅仅是HR 工具，还有新闻和行业动态。链接的安排和标签的描述方式都便于HR任务的完成。测试者发现，要增加一名新雇员非常容易，尽管有的人在输入数据时遇到了麻烦。用户对HR Desktop Gold的监控功能给予高度评价，该系统能监控有哪些员工阅读过并同意公司的相关规定。

　　本系统的不足之处在于，测试者若要更新数据库中的信息，会遇到麻烦，这也因人而异。有的测试者在改变员工的标题信息时毫无问题，但有的却完不成同样的任务。修改安全访问级别也往往令人沮丧，有些测试者干脆放弃。但大多数问题能通过HR Destop Gold的在线帮助工具得到解决。

　　其次的排名是Simpata系统，包括聘用和解聘模块，薪金册管理，津贴管理，员工概况管理和假期监控等功能。新聘用系统要求员工们在线填写公司的各种表格，然后即时将报告发送给人力资源（人事）部。系统也可以让员工在网上浏览和修改容量为401(k)的计划以及其它的津贴计划等。其服务费约为每名员工每月5美元。

　　Simpata的开头部分得分甚高，这得归功于它的导航方便和协调的彩色图像。但当测试者深入地进入到系统中时，发现Simpata比较难于使用。尽管系统所配置的搜索功能使改变操作相对容易，但有些测试者要返回到检验入口时，有关信息却丢失了。尽管测试者赞扬报告的格式比较多，却发现打出来的报告的结果会不一致。有些人要花很长时间才完成，而另外有些则只花了几分钟。测试者对安全级别的划分搞不明白。该系统不能确定有谁访问过敏感的员工信息。

　　NuView的MyHRIS提供了标准格式的员工信息和员工概况管理，假期监控，守法情况，以及津贴管理等。可以利用它，根据公司的不同职位的要求，制订出任职员工在教育、经验和培训等方面应该具备的素质。收费从每名员工4美元到8美元不等。公司也可以购买NuView的软件自己建主机。软件包的价格从1.8万美元到14.8万美元，根据员工的数量而定。

　　尽管它的功能也算物有所值，但大多数测试者仅仅是对MyHRIS表示了失望。有的测试者不能增加新聘用的员工。而且，测试者们抱怨说域名太混淆不清，以及加密错误等等。这样那样的缺点都很难使它被推荐。

　　HR网站工具能将各公司从极其混乱和大量的文书工作中解放出来，也可以节约大量花在管理上的时间等，凡此种种，都是困扰各公司的工作班子的麻烦事。经过测试的各个系统没有哪一个是非常完美的，但他们使原来困难的，大量的工作现代化起来的能力，可以说优点远远大于缺点。这些以网络为基础的人事系统因为其费用不高，所以一般的公司都能买得起。